Definice předplacených výdajů
Předplacený náklad je výdaj zaplacený v jednom účetním období, ale u kterého nebude podkladové aktivum spotřebováno až do budoucího období. Když je aktivum nakonec spotřebováno, je účtováno do nákladů. Pokud se spotřebovávají po více období, může být účtována řada odpovídajících poplatků.
Předplacený výdaj je v rozvaze organizace veden jako aktuální aktivum, dokud není spotřebován. Důvodem pro současné označení aktiv je, že většina předplacených aktiv je spotřebována během několika měsíců od jejich prvotního zaznamenání. Pokud by předplacené náklady pravděpodobně nebyly spotřebovány během příštího roku, místo toho by byly v rozvaze klasifikovány jako dlouhodobé aktivum (rarita).
Příkladem předplacených výdajů je pojištění, které se často platí předem na několik budoucích období; účetní jednotka zpočátku zaznamenává tyto výdaje jako předplacené výdaje (aktivum) a poté je účtuje do nákladů po dobu používání. Další položkou, která se běžně nachází na účtu předplacených výdajů, je předplacené nájemné.
Výdaje se zaznamenávají jako náklady příštích období, aby se lépe uznalo jejich vykázání jako výdajů s obdobími, ve kterých jsou skutečně spotřebovány. Pokud by společnost nevyužila koncept předplacených služeb, jejich aktiva by byla krátkodobě poněkud podhodnocena, stejně jako jejich zisky. Koncept předplacených služeb se nepoužívá na základě hotovostního účetnictví, které běžně používají menší organizace.
Účtování zálohy
Základní účtování předplacených výdajů se řídí těmito kroky:
Po počátečním zaznamenání dodavatelské faktury v účetním systému ověřte, zda položka splňuje kritéria společnosti pro předplacený výdaj (aktivum).
Pokud položka splňuje kritéria společnosti, zaúčtujte ji na účet předplacených výdajů. Pokud ne, účtujte fakturovanou částku do výdajů v aktuálním období.
Zaznamenejte částku výdajů do tabulky pro porovnání předplacených výdajů.
Na konci účetního období stanovte počet období, během nichž bude položka odepisována, a zadejte tyto informace do tabulky sesouhlasení. Tato položka by měla zahrnovat lineární částku amortizace, která bude účtována v každém z příslušných období.
Na konci účetního období vytvořte opravnou položku, která amortizuje předem stanovenou částku na nejdůležitější účet výdajů.
Po dokončení všech amortizací ověřte, zda se celková částka v tabulce shoduje s celkovým zůstatkem na účtu předplacených výdajů. Pokud ne, srovnejte je a podle potřeby upravte.
Osvědčeným postupem je nezaznamenávat menší výdaje na účet předplacených výdajů, protože jejich sledování v průběhu času vyžaduje příliš mnoho úsilí. Místo toho účtujte tyto menší částky do nákladů, které vzniknou. Chcete-li tento koncept dále rozšířit, zvažte účtování zbývajících zůstatků do nákladů, jakmile budou amortizovány na určitou minimální úroveň. Obě tyto akce by se měly řídit formální účetní politikou, která stanoví prahovou hodnotu, při které mají být do nákladů účtovány náklady příštích období.
Příklad předplacených výdajů
Společnost platí předem 60 000 $ za pojištění odpovědnosti ředitelů a důstojníků pro nadcházející rok. Položka deníku je:
