Postup rozpoznávání majetku
Jednou z oblastí, ve kterých může být postup docela užitečný, je počáteční uznání dlouhodobého majetku v účetním systému, protože se jedná o poměrně komplikovanou transakci. Postup dokončení procesu rozpoznávání aktiv je uveden níže:
- Určete základní jednotku. Určete základní jednotku aktiva. Toto stanovení je založeno na řadě faktorů, například na tom, zda se doby životnosti různých komponent aktiva výrazně liší, na jaké úrovni chcete aktivum fyzicky sledovat, a nákladové efektivnosti sledování aktiv na různých úrovních podrobností .
- Kompilace nákladů. Sestavte celkové náklady na základní jednotku. Jedná se o veškeré náklady vynaložené na pořízení základní jednotky a její uvedení do stavu a umístění určeného pro její použití. Tyto činnosti mohou zahrnovat konstrukci základní jednotky, pořizovací náklady a související administrativní a technické činnosti.
- Shoda s limitem velkých písmen. Určete, zda celkové náklady na základní jednotku překračují limit kapitalizace společnosti. Pokud se tak nestane, zaúčtujte výdaj do výdajů, jak vznikly. V opačném případě pokračujte dalším krokem.
- Přiřadit do třídy aktiv. Přiřaďte základní jednotku k nejvhodnější třídě aktiv, pro kterou existuje kategorie hlavní knihy (například nábytek a příslušenství, kancelářské vybavení nebo vozidla).
- Vytvořte položku deníku. Vytvořte položku deníku, která zaúčtuje na vrub účtu aktiv příslušnou třídu aktiv a připsá na účet výdajů, ve kterém byly původně uloženy náklady na základní jednotku.
Postup vytvoření záznamu o dlouhodobém majetku
Přesné typy informací zaznamenaných pro dlouhodobý majetek se budou lišit podle podnikání, což znamená, že bude pravděpodobně nutné upravit následující postup. Následující ukázkový postup je určen pro záznam výrobního aktiva.
- Vytvořit záznam. Vytvořte nový záznam pro dílo a přiřaďte mu další pořadové číslo záznamu. Pokud je nahráván v počítačovém systému, software přidělí číslo záznamu. Pokud ne, účetní fixního majetku tak učiní.
- Napište popis. Popište dílo jednou větou. Pokud je toto dílo podobné jiným aktivům společnosti, použijte stejný formát popisu. Jinak zvažte použití popisu poskytnutého výrobcem.
- Zadejte číslo štítku. Uveďte číslo na štítku poskytnutém společností (pokud existuje) připojeném k zařízení. Pokud nebyla použita žádná značka, zadejte „Žádná značka“.
- Zadejte sériové číslo. Na zařízení zadejte sériové číslo poskytnuté výrobcem. Pokud nemůžete najít sériové číslo, kontaktujte výrobce a zjistěte, kde by se mělo nacházet. Pokud sériové číslo není k dispozici, zadejte „Žádné sériové číslo.“
- Poznamenejte si umístění díla. Poznamenejte si umístění aktiva. Pokud je to možné, upřesněte umístění alespoň podle budovy, nejlépe podle místnosti. Pokud se nachází ve výrobní oblasti, zadejte pracovní středisko, ve kterém se nachází.
- Přiřaďte odpovědnost. Uveďte jméno nebo alespoň název pozice osoby, která je za aktivum odpovědná.
- Zaznamenejte datum akvizice. Uveďte měsíc a rok, kdy bylo aktivum připraveno k zamýšlenému použití, a zda bylo k danému datu skutečně použito.
- Zadejte cenu. Zadejte celkovou počáteční kapitalizovanou cenu aktiva. To by mělo odpovídat částce zaznamenané v hlavní knize nebo deníku dlouhodobého majetku u aktiva. Nepoužívejte částku uvedenou na dodavatelské faktuře, protože mohly být přidány další náklady. Tento krok předpokládá, že software dlouhodobého majetku nemá informace přímo propojené s ním z hlavní knihy nebo deníku dlouhodobého majetku.
- Přiřadit do třídy aktiv. Přiřaďte aktivum do třídy aktiv porovnáním jeho charakteristik se standardními třídami aktiv používanými společností. V případě pochybností zkontrolujte související aktiva a určete třídy, do kterých byla přiřazena. Toto je důležitý krok, protože doby životnosti a metody odpisování jsou často přiřazovány automaticky na základě třídy aktiv.
- Zadejte život. Pokud systém automaticky nepřiřadí dobu použitelnosti na základě třídy aktiv, uveďte dobu životnosti.
- Schválit záznam. Nechte správce zkontrolovat a schválit soubor. Opravte všechny problémy, které zaznamenal recenzent.
- Uložte záznam. Pokud jsou informace zaznamenávány ve zcela manuálním systému, ukládejte je podle třídy aktiv a poté podle počtu záznamů do souborů záznamů o fixních aktivech.
Postup odpisování
Měl by existovat podrobný postup odpisování, který přesně stanoví, jak kategorizovat každé dlouhodobé aktivum a jak ho odepisovat na základě třídy aktiv, ke které je přiřazeno. Základní postup je:
- Přiřaďte třídu aktiv. Přiřaďte dlouhodobý majetek k popisu standardní třídy aktiv společnosti. Pokud si nejste jisti správnou třídou, kterou chcete použít, zkontrolujte aktiva již přiřazená různým třídám nebo se poraďte s kontrolérem.
- Přiřaďte odpisové faktory. Přiřaďte dlouhodobému aktivu dobu životnosti a metodu odpisování, které jsou standardizovány pro třídu aktiv, jejíž je součástí. To se automaticky přiřadí v některých počítačových systémech, kde přiřazení třídy aktiv automaticky přiřadí aktivu dobu použitelnosti a metodu odpisování.
- Určete záchrannou hodnotu. Poraďte se s pracovníky nákupu nebo průmyslového inženýrství, abyste zjistili, zda se očekává, že aktivum bude mít na konci své životnosti záchrannou hodnotu. Pokud tato zůstatková hodnota překračuje zásady společnosti pro minimální záchranné hodnoty, poznamenejte si to ve výpočtu odpisů.
- Vytvořte výpočet odpisů. Vytvořte výpočet odpisů na základě doby použitelnosti a odpisů nařízených pro třídu aktiv pomocí nákladů na aktiva po odečtení jakékoli záchranné hodnoty. To se u aktiv zadaných do softwarového balíčku dlouhodobého majetku provádí automaticky, ale jinak je nutné je vygenerovat ručně.
- Vytisknout zprávu o odpisech. Vytiskněte si odpisovou zprávu seřazenou podle třídy aktiv.
- Vytvořte položku deníku. Vytvořte položku měsíčního odpisového deníku pomocí standardní šablony odpisů. Standardním záznamem je zaúčtování odepsaného nákladu na odpisy (celkem nebo podle oddělení) a zaznamenání kreditu na kumulovaný odpisový účet pro každou třídu aktiv. Tyto informace pocházejí z celkových hodnot v odpisové zprávě.
- Zadejte transakci. Zaznamenejte záznam deníku do účetního softwaru.
- Uložte záložní materiály. Připojte odpisovou zprávu k formuláři zápisu do deníku a uložte jej do pořadače zápisů do deníku.
Postup přesunu mezi odděleními
Pokud jsou dlouhodobá aktiva běžně přesouvána mezi odděleními, měl by existovat postup, který zajistí aktualizaci souvisejících záznamů. Kroky postupu jsou:
- Vyplňte formulář identifikující, které aktivum se převádí z oddělení. To by mělo zahrnovat jedinečné číslo značky aktiva a obecný popis aktiva. Manažer tohoto oddělení podepíše formulář, aby potvrdil, že aktivum má být přesunuto jinam.
- Vedoucí oddělení přijímajícího aktivum také podepíše formulář, aby potvrdil přijetí.
- Předejte formulář účetnímu dlouhodobého majetku, který přistupuje k záznamu majetku v účetním systému a přiřadí majetek přijímajícímu oddělení. Účetní také přesune související odpisový poplatek na přijímající oddělení.
- Zašlete kopie formuláře oběma vedoucím oddělení pro jejich evidenci.
