Výdajem je platba nebo vznik závazku výměnou za zboží nebo služby. Důkazem dokumentace vyvolané výdajem je prodejní doklad nebo faktura. Organizace mají tendenci udržovat přísnou kontrolu výdajů, aby nedošlo ke ztrátám.
Kapitálový výdaj je výdaj na položku vysoké hodnoty, který se má zaznamenat jako dlouhodobý majetek. Podnik obvykle stanoví limit kapitalizace (nebo limit stropu) pro klasifikaci výdajů jako kapitálových výdajů. Stanoví se limit limitu, aby organizace nemohla rozpoznat nízkonákladové položky jako dlouhodobá aktiva (což může být časově náročné).
Výdaj nemusí být nutně stejný jako výdaj, protože výdaj představuje snížení hodnoty aktiva, zatímco výdaj jednoduše označuje pořízení aktiva. Výdaje tedy pokrývají určitý časový okamžik, zatímco výdaje mohou vzniknout za mnohem delší časové období. Účinně neexistuje žádný rozdíl mezi těmito dvěma pojmy, když výdaj automaticky spustí vznik výdaju; například kancelářské potřeby jsou obvykle účtovány do nákladů, jakmile jsou získány. Naopak záloha na nájemné je výdajem, ale výdajem se stává až po uplynutí období, na které se platba nájemného vztahuje.
