Účetní software se používá ke shromažďování informací o finanční životaschopnosti podniku a podávání zpráv o jeho finanční životaschopnosti. Tento software je zásadní pro správnou správu organizace. Než se rozhodnete, který softwarový balíček použít, je důležité porozumět různým typům účetního softwaru a za jakých okolností by měl být každý použit. Následující seznam uvádí obecnou klasifikaci účetního softwaru:
Tabulky. Docela malou firmu lze provozovat pouze pomocí elektronické tabulky pro účetní software. Tabulkový software je levný a systém lze konfigurovat jakýmkoli způsobem. Tabulky jsou však náchylné k chybám, protože informace mohou být zadány na nesprávném místě, nesprávně nebo vůbec, což má za následek nepřesné finanční výkazy. V důsledku toho tabulky obvykle používají pouze organizace, které mají velmi nízké objemy transakcí.
Komerčně dostupný software. Komerční běžný software (COTS) je převládající účetní software používaný po celém světě. Je středně konfigurovatelný podle potřeb firmy, obsahuje několik vrstev detekce chyb, aby se zabránilo zadávání nesprávných informací, a vytváří standardní zprávy, které lze obvykle konfigurovat podle potřeb uživatele. Existují balíčky COTS, které jsou specifické pro určitá průmyslová odvětví, s dalšími funkcemi pro řešení potřeb jejich cílových trhů. Software COTS může k instalaci vyžadovat služby konzultantů a může vyžadovat zdlouhavý instalační proces, stejně jako pracovníci na místě k údržbě softwaru. Variancí tohoto konceptu je účetní software, který je k dispozici jako online služba, která vyžaduje, aby se uživatelé přihlásili na web prodejce, aby získali přístup k softwaru. Druhý přístup vyžaduje splácení poplatku za každého uživatele každý měsíc, nikoli nákup softwaru předem.
Software pro plánování podnikových zdrojů (ERP). Software ERP integruje informace ze všech částí podniku do jedné databáze. Tento přístup eliminuje problémy spojené s nezávislým softwarem specifickým pro oddělení, který nesdílí informace. Je však také bolestivě nákladná a instalace může vyžadovat více než rok. Tento software obvykle potřebují pouze největší a nejsložitější organizace.
Zakázkový účetní software. Tento software je vyvinut speciálně pro organizaci. Tento přístup se obvykle používá pouze tehdy, když jsou potřeby účetní jednotky tak konkrétní, že je nelze splnit balíčkem COTS nebo ERP. Tento přístup se však používá jen zřídka, protože vlastní software má tendenci být chybný a vyžaduje více údržby než komerčně dostupné balíčky.
