K záznamu pracovní doby strávené zaměstnancem se používá časový výkaz. List je nastaven ve formátu matice, přičemž každý sloupec je přiřazen samostatnému dni. Tento formát umožňuje člověku psát hodiny a minuty strávené různými aktivitami během každého dne. Časový výkaz má několik účelů, kterými jsou:
Výpočty mezd. Celkové denní hodiny zaznamenané v časovém rozvrhu se používají k výpočtu hrubé mzdy zaměstnanců pro účely výpočtu mezd.
Cena práce. Hodiny odpracované na konkrétních úlohách se převádějí z časového výkazu do účetních knih vedených pro různé úlohy, ve kterých je podnik zapojen. Hodiny pak přispívají k nákladům na jednotlivé úlohy, které mohou být účtovány zákazníkům. Tyto informace lze také použít k identifikaci nákladů, aby vedení mohlo přijmout opatření k jejich snížení.
Přihazování. Hodiny odpracované zaměstnanci lze použít k sestavení záznamu o tom, jak dlouho trvá dokončení určitých úkolů, což je užitečné pro stanovení výše budoucích nabídek pro podobné úkoly.
Časové listy byly tradičně na papíře, ale lze je také nastavit jako online formuláře nebo elektronické tabulky.
Časový výkaz se liší od časového výkazu v tom, že časový výkaz je určen k tomu, aby zaměstnanec mohl zadávat více volných dat, zatímco časový výkaz je navržen pouze pro razítko s počátečním a konečným datem a časem pro práci. Časovou kartu lze tedy použít pouze k výpočtu mezd.
