Duchový zaměstnanec je osoba, která je na výplatní listině zaměstnavatele, ale která ve skutečnosti pro společnost nepracuje. Někdo v mzdovém oddělení vytvoří a udržuje duchového zaměstnance v mzdovém systému a poté zachytí a proplatí výplaty určené pro tuto osobu. Následují způsoby, jak vytvořit ducha:
Skutečný zaměstnanec opustí společnost a poté je veden v mzdových záznamech několik dalších výplatních období, přičemž pachatel zadržuje další výplaty.
Skutečný zaměstnanec odchází na dovolenou a je během své nepřítomnosti udržován v mzdových záznamech, přičemž jsou zadržovány výplaty.
V systému je vytvořen a udržován zcela falešný zaměstnanec, přičemž všechny související výplaty jsou směrovány k pachateli.
První dvě možnosti jsou náchylné k odhalení, protože mzdový systém nakonec vydá nafouknutý formulář W-2 zaměstnanci, jehož výplaty se prodlužují, což by mohlo být detekováno. Úplně falešný přístup zaměstnanců je bezpečnější, protože nemá nikdo, kdo by obdržel související formulář W-2.
Pachatel může provozovat podvod se zaměstnanci zaměstnanců bez detekce, pokud je ve společnosti jeden nebo více manažerů, kteří neprovádějí křížovou kontrolu mzdového registru nebo pracovních výkazů svých zaměstnanců. Je poměrně snadné zařadit zaměstnance do jeho oddělení. Naopak prevence tohoto podvodu vyžaduje, aby všichni nadřízení prováděli pečlivou kontrolu mzdových záznamů pro jejich přímé zprávy, aby se ujistil, že všichni zaměstnanci jsou platní.
Dobrým způsobem, jak zjistit zaměstnance duchů, je hledat kohokoli, kdo má z jeho výplaty málo nebo žádné srážky. Pachatel málokdy narazí na problém s vytvořením úplné sady registrací výhod, zejména proto, že to sníží množství peněz, které mohou zaměstnavateli ukrást.
