Pokud hodnota aktiva poklesla, část účetní hodnoty by měla být odepsána v účetních záznamech. Odpis je nutný, kdykoli je reálná hodnota aktiva pod jeho účetní hodnotou. Proces odpisu zahrnuje následující kroky:
Určete výši odpisu. Je zcela možné, že musí být odepsána pouze část částky zaznamenané v účetnictví aktiva (známého jako jeho účetní hodnota). Například tržní hodnota stálého aktiva může nyní představovat polovinu jeho účetní hodnoty, takže možná budete chtít odepsat jen polovinu jeho účetní hodnoty. Možná však zákazník ukončil svoji činnost, takže všechny nezaplacené pohledávky za tímto zákazníkem musí být zcela odepsány.
Vytvořit záznam. Vytvořte položku deníku a odepište příslušnou částku aktiva. Bude to kredit na majetkový účet. Pro debetní část záznamu existují dvě možnosti. Může se jednat o výdajový účet, pokud v minulosti nebyla k aktivu vytvořena žádná rezerva. Například přímé odepsání pohledávky z účtu by bylo odepsáno z účtu výdajů na nedobytné pohledávky. Alternativně může být debet proti rezervě, která již byla nastavena k vyrovnání aktiva. Například pokud existuje opravná položka k pochybným účtům, která kompenzuje pohledávky, debet by byl proti účtu opravné položky.
Upravte podrobné záznamy. Kdykoli odpisujete aktivum, může to ovlivnit podrobné záznamy účtu. Například když odepisujete pohledávku z účtu, ujistěte se, že sestava podkladových pohledávek ve věku již neobsahuje konkrétní pohledávku, kterou jste odepsali.
Je také možné odepsat závazek, například když věřitel odpustí část nebo celou půjčku. V tomto případě je deníkovým zápisem inkaso z účtu odpovědnosti za účelem snížení nebo vyloučení zůstatku závazků a kredit na účet zisku, protože transakce v zásadě zvyšuje zisky podniku. Odpisy závazků jsou relativně neobvyklé; ve většině případů se podniky musí vypořádat s poklesem hodnoty svých aktiv, takže tam musí být zaznamenány odpisy.
