Financování drobné hotovosti
Když se do drobného peněžního fondu přidá hotovost, je základním konceptem nahradit částku jakékoli hotovosti, která byla z fondu dříve vyplacena. To zahrnuje shrnutí všech provedených výplat a vydání hotovosti zpět do fondu za tuto částku. Postup financování drobných peněžních prostředků je uveden níže:
Vyplňte formulář pro smíření. Vyplňte formulář pro sladění drobné hotovosti, ve kterém správce peněžní hotovosti uvádí zbývající hotovost, vydané poukázky a veškerý nadbytek nebo nezletilý. Informace o poukazu mohou pocházet z drobné pokladní knihy. Pracovník účetního zkontroluje a schválí formulář a odešle kopii pracovníkům odpovědným za účty spolu se všemi poukázkami uvedenými ve formuláři. Depozitář drobné hotovosti si ponechá kopii.
Získejte hotovost. Zaměstnanci odpovědní za účty vytvoří šek vystavený pokladníkovi ve výši potřebné k financování drobné hotovosti na stanovený limit. Pokladník vloží šek a převede prostředky na hotovost. Zaměstnanci odpovědní za účty předávají formulář pro smíření drobné hotovosti účetnímu hlavní knihy.
Přidejte hotovost do fondu drobných peněz. Pokladník dává hotovost uschovateli drobné hotovosti, který ji zahrne do fondu drobné hotovosti. Pokud existuje drobná pokladní kniha, zadá depozitář částku hotovosti obdržené v knize a aktualizuje průběžný součet hotovosti po ruce.
Zaznamenejte poukázky do hlavní knihy. Účetní hlavní knihy zaznamená částky poukázek uvedené ve formuláři pro odsouhlasení drobné hotovosti jako výdaj v hlavní knize a poté založí formulář a připojené poukázky.
Vyplácení drobných peněz
Postup výplaty za drobné hotovosti je navržen tak, aby poskytoval dostatečnou dokumentaci každého výdaje a důkaz, že prostředky byly skutečně vyplaceny. Postup výplaty drobné hotovosti je uveden níže:
Žádosti o výplatu obrazovky. Vyplácení finančních prostředků pouze na drobné obchodní výdaje.
Odemkněte drobné peníze. Pokud žádost o výplatu spadá do pokynů pro výplatu drobné hotovosti, odemkněte kontejner, ve kterém jsou drobné peníze uloženy. Z bezpečnostních důvodů by měl být fond drobné hotovosti uzamčen vždy, když se nepoužívá.
Kompletní poukaz. Osoba, která dostává náhradu, vyplňuje poukaz na náhradu. Tento poukaz by měl obsahovat vyplacenou částku, druh výdajů, datum a osobu, které byla zaplacena drobná hotovost. Pokud existuje potvrzení, za které je dané osobě refundována částka, sešijte ji na voucheru. Tento krok je nutný ke sledování typů prováděných výdajů, které lze poté účtovat na různé výdajové účty.
Vyplácení hotovosti. Vypočítejte vyplacenou hotovost a nechte ji spočítat také příjemcem, abyste ověřili vyplacenou částku. Příjemce hotovosti by pak měl voucher podepsat; to poskytuje důkaz, že depozitář nevyplnil poukaz a jednoduše odpovídající částku hotovosti do kapsy. Uložte všechny vyplněné poukázky do drobné pokladničky.
Aktualizace drobné pokladní knihy (volitelně). Kdykoli je poukázka dokončena, měl by správce okamžitě aktualizovat drobnou pokladní knihu přidáním částky, typu a data výdaje a aktualizací průběžného zůstatku hotovosti. Tyto informace lze také uchovávat v elektronické tabulce.
