Výdaj je snížení hodnoty aktiva, protože se používá k vytváření výnosů. Pokud má být podkladové aktivum používáno po dlouhou dobu, má výdaj formu odpisů a je účtován po dobu životnosti aktiva. Pokud se jedná o výdaj na okamžitě spotřebovanou položku, například na plat, pak se obvykle účtuje do nákladů v okamžiku, kdy vznikly. Běžné výdaje jsou:
Náklady na prodané zboží
Náklady na pronájem
Mzdové náklady
Náklady na veřejné služby
Jedná-li se o výdaje v malém množství, které nelze po dlouhou dobu spotřebovat, obvykle se účtují do nákladů najednou, aby se vyloučil čas zaměstnance účetnictví, který by jinak byl vyžadován ke sledování jako aktiva.
V rámci účetnictví na základě hotovosti se výdaj obvykle zaznamenává pouze v případě, že byla provedena platba v hotovosti dodavateli nebo zaměstnanci. Na akruální bázi účetnictví se náklad zaznamenává, jak je uvedeno výše, pokud dojde ke snížení hodnoty aktiva, bez ohledu na související peněžní odtok.
Nákup aktiva lze zaznamenat jako náklad, pokud je zaplacená částka nižší než limit kapitalizace používaný společností. Pokud by vyplacená částka byla vyšší než limit kapitalizace, pak by byla místo toho zaznamenána jako aktivum a účtována do nákladů později, když bylo aktivum spotřebováno.
Účtování výdajů obvykle zahrnuje jednu z následujících transakcí:
Debet na výdaj, kredit na hotovost. Odráží platbu v hotovosti.
Debetní výdaje, úvěrové závazky. Odráží nákup provedený na úvěr.
Debet na výdaj, kredit na aktivový účet. Odráží účtování do nákladů aktiva, například náklady na odpisy dlouhodobého majetku.
Účtování na vrub výdajů, připsání na účet ostatních závazků. Odráží platbu nezahrnující závazky z obchodního styku, jako je splátka úroku z půjčky nebo časově rozlišený náklad.
Podle principu párování jsou náklady obvykle vykazovány ve stejném období, ve kterém jsou vykázány související výnosy. Pokud je například zboží prodáno v lednu, měly by být v lednu zaznamenány výnosy i náklady za prodané zboží související s prodejní transakcí.
Výdaj není stejný jako výdaj. Výdajem je platba nebo vznik závazku, zatímco výdaj představuje spotřebu aktiva. Společnost tedy mohla za fixní aktivum vydělat hotovost 10 000 USD, ale aktivum 10 000 USD by bylo účtováno do nákladů pouze po dobu jeho životnosti. Výdaje se tedy obvykle vyskytují předem, zatímco uznání výdajů může být rozloženo na delší časové období.
Řízení výdajů je koncept kontroly výdajů s cílem určit, které z nich lze bezpečně snížit nebo eliminovat, aniž by to mělo negativní dopad na výnosy nebo na vývoj budoucích produktů nebo služeb. Rozpočty a analýza historických trendů jsou nástroje pro správu výdajů.
