Chyby zásob mohou způsobit, že konečný zůstatek zásob bude nesprávný, což zase ovlivní náklady na prodané zboží a zisky. Vzhledem k závažnému dopadu inventarizačních chyb na účetní závěrku je třeba si uvědomit typy chyb, ke kterým může v inventarizačním systému dojít. Tady jsou některé z častějších chyb, kterých si musíte být vědomi:
Nesprávný počet jednotek. Snad nejzřejmější chyba, to je situace, kdy je fyzický počet zásob nesprávný, což má za následek nadměrně vysoké nebo nízké množství zásob, které se poté převede na chybu ocenění, když ji vynásobíte jednotkovými náklady.
Nesprávná měrná jednotka. To je, když spočítáte určité množství a zadáte jej do účetních záznamů, ale určená měrná jednotka v hlavním souboru položky pro tuto položku se liší od toho, co jste předpokládali. Možná tedy počítáte v jednotlivých jednotkových množstvích, ale měrná jednotka v počítači je nastavena na desítky, takže vaše množství je nyní nesprávné o faktor dvanáct. Jiné varianty používají palce místo centimetrů nebo unce místo liber.
Nesprávné standardní náklady. Ve standardním systému kalkulace nákladů uložíte standardní cenu položky do hlavního souboru položky. Pokud nikdo toto číslo nepřizpůsobí skutečným nákladům, bude inventář oceněn cenou, která neodpovídá skutečným nákladům.
Nesprávné vrstvení zásob. Pokud používáte systém vrstvení nákladů na zásoby, například FIFO nebo LIFO, musí systém přiřadit náklady položce na základě vrstvy inventáře, ve které se nachází. Zde jsou možné systémové chyby. Pokud to děláte ručně, můžete předpokládat velkou část chyb obsluhy.
Nesprávné číslo dílu. Můžete předpokládat, že něco, co počítáte, má určité číslo dílu, a přiřadíte inventární číslo tomuto číslu dílu v počítačovém systému. Ale co když má skutečně jiné číslo dílu? Pak jste právě udělali dvojí chybu, že jste uložili správný počet na nesprávnou část a nepřiřadili vůbec žádný počet správnému číslu součásti.
Počítání cyklů chyba úpravy. Počítadlo cyklů může najít chybu v počtu zásob a provést opravu v účetních záznamech, aby ji opravil. To je problém, pokud již existuje položka, která dosud nebyla zaúčtována do systému, což by již opravilo „chybu“. Toto transakční zpoždění může způsobit velké problémy, pokud je zaveden aktivní systém počítání cyklů.
Zákaznický inventář. Zákazníci mohou mít část svého inventáře u vás, takže je můžete mylně počítat, jako by se jednalo o váš vlastní inventář.
Konsignační inventář. Můžete mít zásoby u zásilky u maloobchodníků a zapomenete je spočítat.
Nesprávné omezení. Inventář může dorazit do přijímacího doku během fyzického počítání, takže jej zahrnete do počítání. Problém je v tom, že příslušná dodavatelská faktura možná ještě nedorazila na účetní oddělení, takže jste právě zaznamenali zásoby, u kterých nejsou žádné náklady.
Převeďte nerovnováhu. Systém inventáře může být nastaven tak, aby vyžadoval, abyste snížili množství zásob v jednom oddělení a samostatně zvýšili množství zásob v jiném oddělení, když převádíte zásoby uvnitř společnosti. Pokud uděláte jedno, ale ne druhé, pak buď máte stejnou položku inventáře nahlášenou na dvou místech najednou, nebo není vůbec nikde umístěna.
Nesprávné odlehčení šrotu ze zpětného proplachu. Backflushing je místo, kde snižujete zůstatky v záznamech zásob na základě počtu vyrobených jednotek hotového zboží. Je založen na předpokladu, že standardní množství komponent uvedená v kusovníku jsou správná; Pokud se však šrot a znehodnocení liší, pak se nesprávné jednotkové množství uvolní ze záznamů o zásobách. Abyste tento problém zmírnili, potřebujete vynikající systém hlášení šrotu.
Pokud chyba inventáře vyústila ve zvýšení zaznamenaného množství končících zásob, znamená to, že náklady na prodané zboží jsou podhodnoceny, takže zisky jsou nadhodnoceny. Naopak, pokud chyba zásob vedla ke snížení zaznamenaného množství končících zásob, znamená to, že náklady na prodané zboží jsou nadhodnoceny, takže jsou podhodnoceny zisky.
