Vymáhání pohledávek je zásadní, protože poskytuje hotovost potřebnou k podpoře činnosti společnosti. Shromažďování pohledávek není jen úkolem inkasního oddělení. Místo toho to vyžaduje celofiremní úsilí, protože sbírky je možné vylepšit ještě před vystavením faktury zákazníkům. Při shromažďování pohledávek zvažte následující kroky:
Interní řešení problémů
Spravedlivá část všech faktur od zákazníků není zaplacena, protože zákazníci nejsou spokojeni se zbožím nebo službami, které obdrželi. To není chyba oddělení sbírek. Místo toho musí být tým vrcholového managementu zapojen do sledování každého problému, na který zákazníci poukazují, jako jsou vadné produkty, nedostatečné služby, poškozené zboží, nesprávně odeslané položky atd. V mnoha případech to interní procesy, které způsobily tyto problémy, budou dělat znovu, dokud nebudou přijata nápravná opatření. Stručně řečeno, musí existovat aktivní zpětnovazební smyčka, která odesílá stížnosti zákazníků zpět do hlavní skupiny pro správu k průběžnému řešení problémů.
Správa sbírek
Kdokoli, kdo je zapojen do sbírek, musí dostat čas a prostředky, aby se do sbírek zapojil efektivním způsobem. Následující položky mohou pomoci zlepšit efektivitu oddělení:
Vysílání. Okamžité zaúčtování hotovosti, aby pracovníci inkasa nevolali zákazníky ohledně faktur, které již zaplatili.
Databáze. Počítačový systém sběru, který sleduje sliby zákazníků, automaticky vytočí zákazníky, automaticky zasílá e-mailové faktury atd. To výrazně zvyšuje efektivitu pracovníků sbírek.
Podpora zaměstnanců. Administrativní pracovníci, kteří udržují veškerá zbytečná rozptýlení od zaměstnanců sbírek.
Plánování zaměstnanců. Plánování práce, které zabrání zaměstnancům sbírek zapojit se do jakékoli jiné činnosti než sbírek během špičkových hodin volání.
Techniky sběru
Existuje řada standardních technik používaných ke kontaktování zákazníků a získávání platebních slibů od nich. Vzorkování běžnějších metod je:
Vydejte upomínkové dopisy nebo e-maily, když se zdá, že zákazníci potřebují mírně formulované připomenutí. Některé společnosti používají řadu těchto sdělení, přičemž každá z nich má postupně přísnější znění.
Rozdělte pohledávky po lhůtě splatnosti do skupin, přičemž nejkontinuálnější pozornosti se dostává fakturám s nejvyššími dolary. Tímto způsobem se soustředí pozornost na shromažďování těch několika faktur, které tvoří většinu pohledávek po splatnosti.
Zapojte prodejní pracovníky do úsilí o sběr u větších nebo obtížnějších úkolů sběru, kde jim může pomoci jejich spojení se zákazníky.
Nabídněte převzetí zboží, u kterého je zřejmé, že nebude přijata platba.
Zapojte do sbírek právnickou firmu. Vydání oznámení na hlavičkovém papíře advokátní kanceláře může budit dojem, že se společnost chystá podniknout právní kroky proti zákazníkovi.
Podejte žalobu proti zákazníkovi u soudu pro malé nároky.
