Upomínkový dopis je oznámení zaslané zákazníkovi s uvedením, že je po splatnosti zaplacení pohledávky odesílateli. Upomínkové dopisy obvykle sledují postup od zdvořilých připomenutí k přísnějším požadavkům na platbu, pokud zákazník nadále nereaguje na platby. Prvních několik dopisů, které jsou zaslány zákazníkovi, by mělo být zdvořilé, pokud jde o teorii, že zákazník jednoduše přehlédl platbu a společnost si chce zachovat svoji dobrou vůli pro budoucí podnikání.
Jak však plyne více času, společnost začíná měnit svůj předpoklad dalšího obchodování se zákazníkem, a tak má sklon snižovat hodnotu dobré vůle zákazníka, kterou si chce ponechat ve prospěch toho, aby byla nyní vyplacena. Bez ohledu na tón dopisu vždy uvádí splatnou částku, datum nezaplacené faktury, číslo faktury a případné pokuty za opožděné platby nebo sankce úroků.
V určitém okamžiku po běžném datu platby účinnost vydávání upomínkových dopisů poklesne, takže společnost přestane používat a místo toho se spoléhá na osobní kontakty, právníky a inkasní agentury.
Upomínkový dopis může mít různé fyzické formy. Původně to byl dopis, který mohl být zaslán běžnou poštou, doporučenou poštou nebo doručením přes noc, aby bylo možné vyjádřit rostoucí naléhavost požadavku a také vytvořit záznam o přijetí (v případě doporučeného dopisu nebo doručení přes noc) . Upomínkový dopis však lze odeslat také jako fax, e-mail nebo dokonce textovou zprávu. Tyto způsoby elektronického doručování mohou bloudit (zejména faxem) a nemusí být tak účinné jako tradiční metody založené na papíře.
Písmena upomínání jsou často generována počítačem, aniž by k tomu byl nutný lidský vstup. Systém je nakonfigurován tak, aby používal konkrétní text, pokud platba nebyla provedena do určitého počtu dnů, a aby potom použil jiný text pro dopisy generované po uplynutí delšího časového období bez platby. Může být efektivnější vyčlenit úkol vytváření a vydávání upomínkových dopisů třetí straně.
Zaměstnanci úvěrového oddělení mohou pravidelně měnit načasování nebo obsah těchto automaticky generovaných dopisů, pokud mají pocit, že některé variace zlepší rychlost inkasa. Toho lze dosáhnout testováním A-B, kdy jsou vydány dvě verze upomínkového dopisu a je sledována účinnost každé z nich; má-li jedna verze za následek více plateb od zákazníka, stane se tato verze novým výchozím formátem dopisu, který se použije.
Existují pravidla upravující úroveň ohrožení, která může být zahrnuta do upomínkového dopisu, v závislosti na vládní jurisdikci, ve které má zákazník bydliště, takže je třeba se vyhnout příliš přísným upomínkovým dopisům.
Upomínkový dopis není totéž jako prohlášení na konci měsíce. Na konci měsíce je všem zákazníkům, kteří mají nezaplacené faktury, zaslán výpis. Výpis obsahuje všechny faktury, které ještě nebyly zaplaceny, i když ještě nejsou splatné. Toto prohlášení se nepovažuje za obtěžování, nýbrž za prostý výpis z účtu. Stále se však považuje za nástroj pro sběr, protože to může vést k dotazům zákazníků na faktury, které nemají ve svých záznamech, a které by proto nezaplatili.
