Výdaje vznikají při spotřebování zdroje. Zdroj můžete spotřebovat v průběhu času nebo fyzickým vyčerpáním zdroje. Například by vám vznikl výdaj:
K pronájmu v průběhu času v době pronájmu
Pro odpisy v průběhu času během doby použitelnosti dlouhodobého majetku
Pro produkt, když je prodán
U nehmotných výdajů, jako jsou kancelářské potřeby, se předpokládá, že vznikly náklady, jakmile jsou tyto položky zakoupeny, protože je příliš nákladné sledovat je a zaznamenávat, kdy jsou položky skutečně spotřebovány později.
Když vznikne závazek, nemusí vám nutně vzniknout náklady. Například když vlastník podniku podepíše nájemní smlouvu, na jejímž základě se jeho společnost zaváže platit nájem za kancelářské prostory na další tři roky, vznikl podniku povinnost nakonec vzniknout výdaj. Ve skutečnosti mu však nevznikají výdaje, dokud nedokončí každé z různých období nájmu (když nájem „spotřeboval“).
Je možné vzniknout výdaj, aniž by byla k zaznamenání události k dispozici příslušná dodavatelská faktura nebo výplata; k tomu dochází, když dodavatelská faktura ještě nedorazila nebo zaměstnanec ještě nebyl vyplacen. V těchto případech a pokud podnik uzavírá své účetní knihy na konci měsíce, měl by naběhnout výdaj se zápisem do deníku, aby zaznamenal náklad v měsíci, ve kterém vznikl. Z hlediska efektivity se časové rozlišení nákladů nepoužívá, pokud jsou vynaložené náklady příliš malé na to, aby byly významné pro vykázané výsledky ve výkazu zisku a ztráty.
Časové rozlišení výdajů se také nemusí zaznamenat, pokud společnost použije k uzavření účetnictví tzv. Soft close, v takovém případě pravděpodobně vzniknou náklady v příštím vykazovaném období.
