Účtování závazků zahrnuje evidenci a úhradu závazků. Toto je primární funkční oblast, prostřednictvím které podnik zaznamenává výdaje a platí ostatním stranám. Klíčové účetní závazky jsou následující:
- Ověření faktury. Prvním krokem při účtování závazků je zajistit platnost všech příchozích faktur od dodavatelů. Existují dva způsoby, jak toho dosáhnout. Jednou z možností je nechat schválit každou fakturu oprávněným zaměstnancem. Druhou možností je porovnat informace na každé faktuře s autorizující nákupní objednávkou a přijímací dokumentací, která se nazývá třícestné párování. Jelikož jsou obě možnosti náročné na pracovní sílu, je obvyklé neověřovat faktury s malými součty dolarů.
- Záznam faktury. Jakmile je faktura ověřena, účetní zadá dlužnou částku do softwaru k úhradě účtů. Zadané informace zahrnují jméno dodavatele, datum faktury a částku faktury. Související účetní záznam generovaný účetním softwarem je vždy kredit na účet, který se má zaplatit. Vyrovnávací debet může být na účet výdajů nebo aktiv.
- Platba na faktuře. Když je faktura splatná, účetní ji nastaví na platbu prostřednictvím účetního softwaru. To obvykle znamená, že je spuštěn a zkontrolován předběžný kontrolní registr, aby bylo zajištěno, že všechny položky naplánované k platbě by měly být skutečně zaplaceny. Pokud je to tak, zkontrolujte, zda je do tiskárny vložen šek a vytisknou se šeky. Ke každé kontrole jsou připojeny podpůrné informace, které jsou poté předány signatáři kontroly, který zkontroluje chyby každého balíčku informací a poté kontroly podepíše. Alternativou je zasílání elektronických plateb přímo na bankovní účty dodavatelů. Po zaplacení jsou všechny platební údaje sešity a uloženy podle jména dodavatele.
V účtování závazků je zahrnuta řada dalších úkolů, včetně následujících:
- Pravidelně srovnávejte účty splatných účtů, abyste zajistili, že zůstatek na účtu odpovídá skutečným částkám dlužným dodavatelům.
- Po skončení kalendářního roku odešlete dodavatelům 1099 formulářů, pokud souhrnné platby jim překročí prahovou částku.
- Kontaktujte dodavatele a ujistěte se, že inkasovali všechny šeky, které jim byly zaslány; v opačném případě může být nutné, aby částky bezhotovostního šeku byly předány vládě státu jako nevyzvednutý majetek.
