Návrh účetních systémů
Účetní systém je v zásadě databází informací o obchodních transakcích. Primární použití databáze je jako zdroj informací, takže účetní systém musí být navržen způsobem, který je nákladově efektivní při poskytování potřebných informací. Klíčové faktory při návrhu účetního systému jsou následující:
Jednoduchý nebo dvojitý vstup. Velmi malá firma funguje jednoduše tím, že zaznamenává hotovostní příjmy a platby do své šekové knížky. Tento systém se označuje jako systém s jediným vstupem a je vhodný pouze v případě, že vlastník firmy nemá zájem dozvědět se o výši aktiv a pasiv v držení podniku. Systém jednotného vstupu je extrémně zjednodušující, ale může být adekvátní. Systém podvojného záznamu je navržen tak, aby zaznamenával nejen tržby a výdaje, ale také aktiva, pasiva a vlastní kapitál akcionářů, a poskytuje tak podstatně více informací. Systém podvojného vstupu vyžaduje více dovedností v zaznamenávání transakcí a je používán všemi většími organizacemi.
Hotovost nebo akruální základ. Hotovostní základna účetnictví zaznamenává pouze transakce, protože hotovost je přijímána nebo utracena, zatímco akruální základna zaznamenává transakce, kdy mají být uznány, bez ohledu na změny v hotovosti. Akruální základ je nezbytný pro zajištění souladu s jakýmkoli z účetních rámců, jako jsou obecně přijímané účetní zásady nebo mezinárodní standardy účetního výkaznictví. Pokud očekáváte, že v budoucnu budete potřebovat auditovanou účetní závěrku, použijte akruální bázi účetnictví.
Struktura kódu účtu. Struktura kódu účtu je číselné nebo alfanumerické označení přidělené každému účtu, ve kterém jsou uloženy informace. Zdlouhavý kód účtu, například jeden se sedmi nebo více číslicemi, umožňuje velké množství konkrétního vedení záznamů. Vyžaduje však také více práce s údržbou a existuje vyšší riziko, že informace budou nesprávně zakódovány do nesprávných účtů. Proto je obecně nejlepší omezit složitost (tj. Délku) struktury kódu účtu na minimum. Menší organizace mohou zjistit, že pro záznam informací stačí jen třímístná struktura kódu účtu, zatímco větší entity s více divizemi mohou vyžadovat podstatně složitější struktury kódu.
Použité účty. Musíte se rozhodnout, které účty vytvoříte. Minimálně (pro systém podvojného účetnictví) budete potřebovat účty pro hotovost, pohledávky, zásoby, dlouhodobá aktiva, závazky, časově rozlišené závazky, vlastní kapitál, výnosy, náklady na prodané zboží a administrativní náklady. I menší podnik však potřebuje několikrát tento počet účtů, aby mohl adekvátně sledovat své operace. Zejména bude pravděpodobně nutné vést řadu různých výdajových účtů, aby bylo možné důkladněji prozkoumat výdaje.
Divizní zastoupení. Větší podnik může přijmout standardní sadu účtů a replikovat je pro každou ze svých dceřiných společností. To může být také nezbytné pro jednotlivé produktové řady nebo zařízení. Tato úroveň jemných detailů je obzvláště běžná, když podnik provozuje systém výpočtu nákladů na základě aktivity.
Zprávy. Informace uložené v účetním systému musí být agregovány do systému zpráv, které se používají buď k prezentaci finančních výsledků a pozice podniku, nebo k poskytnutí konkrétnějších zpráv o finančních výsledcích. Mnoho z těchto sestav je předem zabaleno v balíčcích účetního softwaru, ačkoli firma může mít speciální potřeby, které vyžadují vlastní sestavy.
Postupy. Účetní systém nebude funkční, dokud nebude zavedena sada postupů, které uživatelům ukazují, jak má být systém provozován. Běžnější z těchto postupů jsou obvykle podrobně zdokumentovány a sděleny zaměstnancům prostřednictvím formálních školení.
Řízení. Aby bylo zajištěno, že účetní systém funguje zamýšleným způsobem, je zapotřebí řada účetních kontrol. Tyto kontroly budou specifické pro společnost a mohou vyžadovat účast auditorů společnosti nebo externího konzultanta, aby se zajistilo, že sada instalovaných ovládacích prvků je vhodná pro provoz podniku.
Mnoho z právě zmíněných problémů je tak zásadních, že je musíte získat hned od začátku, nebo vám hrozí, že budete muset později znovu sestavit celý účetní systém, aby bylo možné provést jakékoli změny. Zejména je nejlepší okamžitě přijmout systém podvojného účetnictví a akruální účetnictví.
