Zápis do deníku je metoda používaná k zadání účetní transakce do účetních záznamů podniku. Každá položka v deníku musí vygenerovat alespoň dvě stejné a započtené položky. Důvodem je, že každá transakce zahrnuje změnu alespoň na dvou místech v účetních záznamech a součet všech debetů a kreditů se musí vyrovnat. Například:
Když zaznamenáte dodavatelskou fakturu, zvýší se účet výdajů i účet závazků (závazků)
Když zaznamenáte zákaznickou fakturu, zvýší se to jak výnos, tak i účet pohledávek (aktiv)
Když si koupíte dlouhodobý majetek, zvýší se účet dlouhodobého majetku a sníží se hotovostní účet
Když platíte zaměstnancům, zvyšuje to mzdové náklady a snižuje hotovostní účet
Formát zápisu do deníku je, aby první sloupec obsahoval název / číslo účtu, do kterého se záznam provádí, druhý sloupec obsahoval zadanou částku debetu a třetí sloupec obsahoval zadanou částku kreditu. Název / číslo účtu, který je připisován, je odsazen. Je také užitečné uvést jedinečné identifikační číslo zápisu do deníku a datum záznamu a stručný popis. Pokud existuje velký počet zápisů do deníku, můžete také chtít zahrnout blok podpisu schválení, stejně jako blok podpisu a data pro osobu, která vstupuje do deníku do účetního softwaru. Formát základního zápisu do deníku je:
