Deník drobných peněz obsahuje souhrn plateb z fondu drobných peněz. Součty v deníku se poté použijí jako základ pro zápis do deníku do hlavní knihy společnosti. Tento zápis do deníku uvádí výdaje drobných peněz podle typu výdajů. Typickým drobným peněžním deníkem je předtištěná forma, možná ta zakoupená v obchodě s kancelářskými potřebami. Zleva doprava obvykle obsahuje řádek, do kterého se zadává číslo voucheru, datum voucheru a celková částka výdajů rozepsaných na voucheru. Formulář poté pokračuje řadou dalších sloupců pro běžné výdaje, například:
Zásoby
Stravování
Poštovné
Cestovní výdaje
Ostatní výdaje
Formulář může také obsahovat blok odsouhlasení v dolní části, na kterém správce peněžní hotovosti uvádí standardní zůstatek drobné peněžní hotovosti, částku výdajů uvedenou v drobném peněžním deníku a případný nedostatek hotovosti nebo nadměrné částky, které se netají skutečnému zůstatku hotovosti ve fondu drobných peněz. Depozitář by měl každou vyplněnou poukázku inicializovat.
Postup, ve kterém se používá peněžní deník, je:
Na konci účetního období zadejte všechny poukázky do drobného peněžního deníku. U každého voucheru zadejte číslo voucheru, datum, celkové výdaje a typ výdajů.
Zadejte součty všech číselných sloupců ve spodní části formuláře.
Vyplňte blok odsouhlasení a uveďte případný nedostatek nebo nadbytek drobné hotovosti.
Sešijte všechny poukázky na zadní straně deníku.
Předejte paket úředníkovi hlavní knihy.
Úředník hlavní knihy vytvoří zápis do deníku, který sníží zůstatek drobné hotovosti o celkové celkové výdaje uvedené v dolní části formuláře, a zaznamená náklady na různé výdaje ve formuláři, pro který byly provedeny zápisy.
Úředník hlavní knihy předá deník pokladní, který poskytne hotovost pro doplnění drobnému peněžnímu depozitáři, čímž obnoví zůstatek drobné hotovosti na původní určenou úroveň.
Po dokončení období používání se drobný peněžní deník archivuje v souladu se zásadami likvidace dokumentů společnosti.
