Sladění drobné hotovosti je formální kontrola záznamů o drobné hotovosti. Účelem této aktivity je zjistit, zda došlo k nezdokumentovaným výplatám. Takové výplaty jsou běžným problémem v drobné hotovosti, kde existuje vysoké riziko podvodu. Vzhledem k tomu, že většina správců drobných peněz není vycvičena jako účetní, mohou nesprávně zaznamenávat výplaty. Z těchto důvodů by mělo být v pravidelných intervalech prováděno smíření drobné hotovosti. Kontrolu lze považovat za audit, což znamená neupozornit správce peněžní hotovosti na příchod recenzenta. Toto nedostatečné varování je užitečné při zjišťování veškerých osobních výběrů ze skladu z drobného peněžního fondu uschovatelem.
K vyrovnání drobných peněz proveďte následující kroky:
Zjistěte uvedený zůstatek. Zkontrolujte zásady společnosti týkající se drobných hotovostí a určete uvedený zůstatek drobných peněz pro fond, který má být zkontrolován. Fondy drobné hotovosti mohou mít různé uvedené zůstatky, protože u některých dochází k vyšším objemům transakcí než u jiných.
Získejte formulář smíření. Pokud společnost používá formální formulář pro odsouhlasení, získejte prázdnou kopii a použijte ji k dokumentaci následujících kroků.
Vypočítejte vybranou hotovost. Spočítejte zbývající hotovost ve fondu drobných peněz a odečtěte ji od uvedeného zůstatku fondu. Výsledkem je částka hotovosti vybraná z fondu.
Shrňte poukázky. Sečtěte celkové výdaje uvedené na každém poukazu na drobné peněžní prostředky ve fondu drobných peněz (informace mohou také pocházet z knihy drobných peněžních prostředků). Odečtěte tuto částku od vypočítané částky vybrané hotovosti. Výsledek by měl být nulový. Pokud existuje zbytkový zůstatek, znamená to, že ve fondu došlo k přebytku hotovosti. V případě záporného zůstatku je ve fondu nedostatek hotovosti.
Prozkoumejte odchylky. Prozkoumejte případné rozdíly mezi uvedenou částkou fondu drobných peněz a skutečným součtem hotovosti a poukázek. Pokud je rozdíl nevysvětlitelný, vyplňte poukaz uvádějící nevysvětlitelnou částku a zaúčtujte jej na předem stanovený účet oddělení v hlavní knize.
Je užitečné účtovat nevysvětlené rozdíly na výdajový účet vyhrazený pro tento účel. Tímto způsobem je mnohem snazší sledovat kumulativní množství nezdokumentovaných ztrát v průběhu času. Zvažte také politiku, která vyžaduje, aby byli zaměstnanci interního auditu informováni, pokud výše nevysvětleného nedostatku ve fondu drobných peněžních prostředků překročí určitou částku.
Nakonec označte drobné peněžní prostředky pro častější odsouhlasení, pokud zjistíte pokračující vzorec chyb. Zvýšená četnost kontrol může odhalit problémy dříve, než se hromadí materiální ztráty.
