Kniha nákupů je podřízená kniha, ve které se zaznamenávají nákupy. Kniha nákupů je součástí databáze účetního oddělení; není udržováno nákupním oddělením. Účetní kniha je užitečná pro segregaci záznamu částek, které společnost utrácí se svými dodavateli, do jednoho místa. Kniha nákupů ukazuje, za které nákupy byly zaplaceny a které nákupy zůstávají nevyřízené. Typická transakce zadaná do knihy nákupů zaznamená závazek účtu, následovaný později platební transakcí, která eliminuje závazek účtu. Je tedy pravděpodobné, že v účetní knize bude kdykoli nevyrovnaný zůstatek na účtu.
Pokud je objem nákupu relativně nízký, není potřeba nákupní knihu. Místo toho jsou tyto informace zaznamenány přímo do hlavní knihy.
Pokud byste měli udržovat ruční záznam knihy nákupů, mohla by obsahovat podstatně více informací, než bylo právě uvedeno. Datová pole v ručně připravené účetní knize nákupu mohou obsahovat následující informace pro každou transakci:
Datum nákupu
Kód dodavatele (nebo jméno)
Číslo faktury dodavatele
Číslo nákupní objednávky (je-li použito)
Identifikační kód pro zakoupenou položku (může to být hlavní kód položky nebo referenční číslo dodavatele)
Částka vyplacená
Zaplacená daň z obratu
Příznak platby (uvádí, zda je zaplaceno nebo ne)
Primárním dokladem zaznamenaným v účetní knize nákupu je dodavatelská faktura. Pokud dodavatelé také poskytnou podniku úvěr na zboží, jako je vrácené zboží nebo zboží poškozené při přepravě, zaznamenáte také dobropisy vydané dodavateli do knihy nákupu. Pro objemovou slevu může být také vystaven dobropis, i když se tento kredit může vztahovat na celkový počet nákupů, takže jej nelze vysledovat zpět k jednotlivé nákupní transakci.
Informace v účetní knize nákupu jsou pravidelně agregovány a zaúčtovány na účet v hlavní knize, který je známý jako kontrolní účet. Kontrolní účet nákupní knihy se používá k tomu, aby nepřeplňoval hlavní knihu obrovským množstvím informací, které se obvykle ukládají do hlavní knihy nákupu. Ihned po zaúčtování by se zůstatek na kontrolním účtu měl shodovat se zůstatkem v účetní knize nákupu. Protože v kontrolním účtu nejsou uloženy žádné podrobné transakce, bude muset každý, kdo chce prozkoumat nákupní transakce, přejít z kontrolního účtu do hlavní knihy nákupu a najít je.
Před uzavřením účetních knih a generováním finančních výkazů na konci účetního období musíte vyplnit všechny položky v účetní knize nákupu, zavřít knihu pro dané období a zaúčtovat součty z účetní knihy do hlavní knihy.
Podobné podmínky
Kniha nákupů je také známá jako podledník nákupu nebo podúčet nákupu.
