Deník nákupů je deník na úrovni dceřiných společností, ve kterém jsou uloženy informace o nákupních transakcích. Tento deník se nejčastěji vyskytuje v systému manuálního účetnictví, kde je nutné zabránit tomu, aby velkoobjemové nákupní transakce zahltily hlavní knihu. Všechny typy nákupů provedených na úvěr se zaznamenávají do deníku nákupů, včetně následujících:
Kancelářské potřeby
Služby
Zboží pořízené za účelem dalšího prodeje
Jakákoli transakce zadaná do deníku nákupů zahrnuje připsání na účet splatných účtů a debet na účet výdajů nebo aktiv, ke kterým se nákup vztahuje. Například debet související s nákupem kancelářských potřeb by byl na účtu výdajů na dodávky. Deník také obsahuje datum záznamu, jméno platícího dodavatele, odkaz na zdrojový dokument a číslo faktury. Volitelnými dodatky k této základní sadě informací jsou datum splatnosti platby a autorizace čísla nákupní objednávky.
Pravidelně a nejpozději na konci každého vykazovaného období jsou informace v deníku nákupů shrnuty a zaúčtovány do hlavní knihy. To znamená, že nákupy uvedené v hlavní knize jsou pouze na agregované úrovni. Pokud osoba zkoumala podrobnosti nákupu, bylo by nutné se vrátit do deníku nákupů a vyhledat odkaz na zdrojový dokument.
