Časopisy a účetní knihy jsou místa, kde se obchodní transakce zaznamenávají v účetním systému. V podstatě jsou informace na úrovni podrobností pro jednotlivé transakce uloženy v jednom z několika možných deníků, zatímco informace v denících jsou poté shrnuty a přeneseny (nebo zaúčtovány) do hlavní knihy. Proces zveřejňování může probíhat poměrně často nebo může být stejně vzácný jako konec každého vykazovaného období. Informace v hlavní knize představují nejvyšší úroveň agregace informací, ze které se vytvářejí zkušební zůstatky a finanční výkazy.
Uživatel finančních informací obvykle zkontroluje informace na souhrnné úrovni uložené v hlavní knize, možná pomocí poměrové analýzy nebo analýzy trendů, aby zjistil anomálie, které vyžadují další vyšetřování. Poté odkazují na základní informace o deníku, aby získali přístup k podrobnostem o tom, co tvoří informace v hlavní knize (což může vést k ještě podrobnějšímu prošetření podpůrných dokumentů). Informace lze tedy shrnout z deníků do účetních knih k sestavení účetní závěrky a vrátit zpět dolů k prozkoumání jednotlivých transakcí.
Může existovat několik časopisů, z nichž každý se obvykle zabývá velkoobjemovými oblastmi, jako jsou nákupní transakce, pokladní doklady nebo prodejní transakce. Méně časté transakce, jako jsou položky odpisů, jsou obvykle seskupeny do obecného deníku.
Informace se do deníků zaznamenávají v chronologickém pořadí podle jednotlivých transakcí, což usnadňuje třídění informací a hledání konkrétních položek, které uživatelé potřebují. Informace se zaznamenávají do hlavní knihy v několika účtech, které jsou obvykle seřazeny v následujícím pořadí:
Majetkové účty
Účty odpovědnosti
Akciové účty
Příjmové účty
Výdajové účty
V počítačovém účetním systému nemusí být pojmy deníků a účetních knih ani použity. V menší organizaci se uživatelé mohou domnívat, že všechny jejich obchodní transakce jsou zaznamenávány do hlavní knihy bez ukládání informací do deníku. Společnosti s velkým objemem transakcí mohou i nadále používat systémy, které vyžadují oddělení informací do časopisů. Koncepty jsou tedy v počítačovém prostředí poněkud zamlžené, ale v prostředí manuálního účetnictví stále platí.
