Finance

Oprava záznamu

Opravná položka je položka deníku, která se provádí za účelem opravy chybné transakce, která byla dříve zaznamenána v hlavní knize. Například měsíční položka odpisu mohla být chybně provedena na účtu amortizačních nákladů. Pokud je to tak, opravným záznamem je přesunutí záznamu na účet odpisových nákladů připsáním na účet amortizačních nákladů a odečtením z účtu odpisových nákladů. Alternativně mohla být původní položka zrušena a nahrazena novou položkou, která správně zaúčtuje výdaj na účet odpisů.

Opravy položek obvykle provádějí pouze zkušenější účetní pracovníci, protože mají lepší přehled o účetním systému a dopadu vytváření zvláštních záznamů v deníku na účetní závěrku. Může mít smysl nechat správce, aby schválil všechny navrhované opravné položky před jejich provedením, aby se zajistilo, že druhá osoba ověří, že záznam bude mít zamýšlený účinek.

Je obzvláště důležité plně zdokumentovat opravný záznam, protože tyto položky jsou po určité době obzvláště obtížně pochopitelné. To znamená připojit ke každé položce deníku dokumentaci původní chyby, stejně jako poznámky týkající se toho, jak má opravná položka opravit původní chybu. Dokumentace je obzvláště cenná, pokud se zdá pravděpodobné, že auditoři společnosti později zkontrolují opravný údaj.

Jakmile je chyba objevena a vyhodnocena, měla by být provedena opravná položka. Jinak je docela pravděpodobné, že záznam nebude nikdy opraven; je to proto, že oprava chyb spadá mimo normální tok zpracování transakcí, takže neexistuje žádný pracovní kalendář nebo postup, který by sledoval, zda jsou tyto transakce prováděny.

Opravy záznamů jsou časově velmi náročné. V důsledku toho může mít smysl sledovat počet opravných položek provedených podle měsíce, aby se zjistilo, zda byly vyřešeny základní problémy způsobující tyto položky. Pokud ano, bude potřeba opravovat položky méně a účetní pracovníci budou mít k dispozici více času na další úkoly.