Zkušební zůstatek a jeho role v účetním procesu
Zkušební zůstatek je zpráva spuštěná na konci účetního období, která obsahuje konečný zůstatek v každém účtu hlavní knihy. Tato sestava se primárně používá k zajištění toho, aby se součet všech debetů rovnal součtu všech kreditů, což znamená, že v účetním systému neexistují nevyvážené položky deníku, které by znemožňovaly generování přesných finančních výkazů. Zkušební zůstatek na konci roku obvykle požadují auditoři při zahájení auditu, aby mohli převést zůstatky na účtu v sestavě do svého auditovacího softwaru; mohou požádat o elektronickou verzi, kterou si mohou snáze zkopírovat do svého softwaru.
I když se debetní a kreditní součty uvedené na zkušebním zůstatku navzájem rovnají, neznamená to, že na účtech uvedených v zkušebním zůstatku nejsou žádné chyby. Například debet mohl být zadán na nesprávném účtu, což znamená, že celkový debet je správný, i když jeden podkladový zůstatek na účtu je příliš nízký a druhý zůstatek je příliš vysoký. Například úředník, který platí závazky, zaznamená fakturu dodavatele ve výši 100 USD s debetem na náklady na dodávky a kredit ve výši 100 USD na účet závazků k závazkům. Debet by měl být na účtu výdajů na veřejné služby, ale zkušební zůstatek bude stále ukazovat, že celková částka debetů se rovná celkovému počtu kreditů.
Zkušební zůstatek lze také použít k ručnímu sestavení účetní závěrky, ačkoli s převládajícím využitím počítačových účetních systémů, které vytvářejí výkazy automaticky, se zpráva k tomuto účelu používá jen zřídka. Ve skutečnosti již není nutné používat zprávu o předvaze v účetních operacích.
Když je zkušební zůstatek vytištěn poprvé, nazývá se neupravený zkušební zůstatek. Poté, když účetní tým opraví zjištěné chyby a provede úpravy, aby účetní závěrka byla v souladu s účetním rámcem (například GAAP nebo IFRS), se zpráva nazývá upravený zkušební zůstatek. Upravený zkušební zůstatek se obvykle vytiskne a uloží do knihy ke konci roku, která se poté archivuje. Nakonec se zpráva po uzavření období nazývá post-závěrečný zkušební zůstatek.
Zkušební zůstatek je přísně sestava sestavená z účetních záznamů. Jelikož však lze provést revizní záznamy v důsledku kontroly zprávy, dalo by se říci, že účtování zkušebního zůstatku zahrnuje proces úpravy, který převádí neupravený zkušební zůstatek na upravený zkušební zůstatek.
Pokud v organizaci existují dceřiné společnosti, které hlásí své výsledky mateřské společnosti, může mateřský podnik vyžádat od každé dceřiné společnosti konečný zkušební zůstatek, který používá k přípravě konsolidovaných výsledků za celou společnost.
Hlavní kniha je zpráva upřednostňovaná interními účetními, protože také zobrazuje podrobné transakce, které obsahují konečný zůstatek, nebo alespoň ukazuje na příslušnou podřízenou knihu, která obsahuje tyto informace. Tato další úroveň podrobností odhaluje aktivitu na účtu během účetního období, což usnadňuje provádění výzkumu a odhalování možných chyb.
Formát zkušebního zůstatku
Zpráva o počátečním zůstatku obsahuje následující sloupce:
Číslo účtu
Jméno účtu
Konečný debetní zůstatek (pokud existuje)
Konečný zůstatek kreditu (pokud existuje)
Každá řádková položka obsahuje pouze konečný zůstatek na účtu. Všechny účty s konečným zůstatkem jsou uvedeny ve zkušebním zůstatku; účetní software obvykle blokuje, aby se ve zprávě neobjevily všechny účty s nulovým zůstatkem.
Upravená verze zkušebního zůstatku může kombinovat sloupce debet a kredit do jednoho kombinovaného sloupce a přidat sloupce, aby se zobrazily upravující položky a revidovaný konečný zůstatek (jak je tomu v následujícím příkladu).
Příklad zkušebního zůstatku
Následující příklad zkušebního zůstatku kombinuje součty debetů a kreditů do druhého sloupce, takže souhrnný zůstatek pro součet je (a měl by být) nula. V dalším sloupci jsou přidány opravné položky, čímž se získá upravený zkušební zůstatek ve sloupci zcela vpravo.
ABC International Zkušební zůstatek 31. srpna 20XX
