Položka deníku se používá k záznamu debetní a kreditní stránky transakce v účetních záznamech. Používá se v systému podvojného účetnictví, kde je k dokončení každého záznamu zapotřebí debet i kredit. Základní prvky formátu zápisu do deníku jsou následující:
- Řádek záhlaví může obsahovat číslo zápisu do deníku a datum zápisu. Číslo se používá k indexování položky deníku, aby bylo možné ji správně uložit a načíst z úložiště.
- První sloupec obsahuje číslo účtu a název účtu, do kterého je položka zapsána. Toto pole je odsazeno, pokud je určeno pro připisovaný účet.
- Druhý sloupec obsahuje částku inkasa, která má být zadána.
- Třetí sloupec obsahuje částku kreditu, která se má zadat.
- Řádek zápatí může také obsahovat krátký popis důvodu zápisu. Důrazně se doporučuje záznam v řádku zápatí, protože existuje tolik záznamů deníku, že je snadné zapomenout, proč byl každý záznam proveden.
Základní formát zápisu do deníku je tedy:
