Rozdíl mezi fixními a variabilními náklady spočívá v tom, že fixní náklady se nemění s objemy aktivit, zatímco variabilní náklady jsou úzce spojeny s objemy aktivit. Fixní náklady tedy vznikají po určitou dobu, zatímco variabilní náklady vznikají při výrobě jednotek.
Tento rozdíl je klíčovou součástí pochopení finančních charakteristik podniku. Pokud se nákladová struktura skládá převážně z fixních nákladů (např. Ropná rafinerie), je pravděpodobnější, že manažeři přijmou levné nabídky svých produktů, aby generovali dostatečný prodej k pokrytí svých fixních nákladů. To může vést k zvýšené úrovni konkurence v rámci odvětví, protože všechny mají pravděpodobně stejnou nákladovou strukturu a všechny musí pokrývat jejich fixní náklady. Jakmile jsou fixní náklady zaplaceny, všechny další prodeje mají obvykle poměrně vysoké marže. To znamená, že podnik s vysokými fixními náklady může vydělat velmi velké zisky, když se tržby zvýší, ale může utrpět stejně velké ztráty, když poklesne prodej.
Pokud se nákladová struktura skládá převážně z variabilních nákladů (například na služby), musí manažeři z každého prodeje vydělat zisk, a tak mají menší sklon přijímat levné nabídky od zákazníků. Tyto podniky mohou snadno pokrýt své malé částky fixních nákladů. Variabilní náklady mají tendenci zahrnovat relativně vysoký podíl tržeb, takže zisky generované při každém jednotlivém prodeji, jakmile jsou pokryty fixní náklady, bývají nižší než v případě scénáře vysokých fixních nákladů.
Příklady fixních nákladů jsou nájemné, pojištění, odpisy, platy a služby. Příkladem variabilních výdajů jsou přímé materiály, provize z prodeje a poplatky za kreditní karty.
