Odpis je snížení zaznamenané částky aktiva. K odpisu dojde, když si uvědomíte, že aktivum již nelze převést na hotovost, nemůže poskytnout další využití podniku nebo nemá žádnou tržní hodnotu. Například odpis je nařízen, když nelze inkasovat pohledávku z účtu, když je zásoba zastaralá, když již neexistuje žádné použití pro dlouhodobý majetek, nebo když zaměstnanec opustí společnost a není ochoten společnosti zaplatit zpět zálohu.
Obecně se odpis provádí přesunutím části nebo celého zůstatku na účtu aktiv na účet výdajů. Účetnictví se může lišit v závislosti na použitém aktivu. Například:
- Pokud nelze pohledávku na účtu inkasovat, je obvykle započtena proti opravné položce na pochybné účty (protiúčet).
- Pokud je inventář zastaralý, může být účtován přímo do nákladů na prodané zboží nebo započítán do rezervy na zastaralý inventář (protiúčet).
- Pokud již fixní aktivum přestane být používáno, je započteno proti všem souvisejícím akumulovaným odpisům nebo akumulovaným amortizacím, přičemž zbytek je účtován na účet ztráty.
- Pokud zálohu nelze vybrat, je účtována na náklady na náhradu škody.
Pokud se použije účet povolenek (protiúčet), připíše se kredit na účet povolenek. Později, když je nalezen konkrétní odpis, je započítán proti účtu povolenek.
K odpisu obvykle dochází najednou, místo aby byl rozložen do několika období, protože je obvykle vyvolán jedinou událostí, která by měla být rozpoznána okamžitě.
Variancí konceptu odpisu je odpis, kdy je část hodnoty aktiva účtována do nákladů, přičemž redukované aktivum je stále v účetnictví. Například vypořádání se zákazníkem může umožnit 50% snížení částky na faktuře, kterou zákazník zaplatí. To představuje snížení o polovinu částky původní faktury.
Vedení někdy zrychluje používání odpisů a odpisů za účelem uznání nákladů a tím snížení výše zdanitelného příjmu. Pokud to vezmeme do extrému, může to vést k podvodným finančním výkazům.
