Když chce zaměstnanec něco koupit, je tradičním přístupem vyplnit formulář žádosti o nákup a odeslat jej na nákupní oddělení. Pracovník nákupu prozkoumá, kde může získat požadovanou položku za nejnižší cenu, a poté vystaví objednávku vybranému zákazníkovi. Jakmile dodavatel dodá zboží a vystaví fakturu, musí pracovníci odpovědní za účty společnosti přiřadit fakturu k počáteční nákupní objednávce a důkazu o přijetí a poté vystavit platbu. Tento proces je mimořádně těžkopádný, kterému se lze vyhnout použitím katalogu elektronického nákupu.
Když zaměstnancům bude poskytnut přístup do online nákupního katalogu, mohou si prohlédnout standardizovaný seznam produktů, které byly předem zkontrolovány a schváleny pracovníky nákupu, a zadávat objednávky prostřednictvím systému. Systém poté vytvoří elektronickou nákupní objednávku a předá ji uvedenému dodavateli spolu s předem schváleným hromadným nákupním oprávněním. Jakmile dodavatel předá požadované zboží společnosti, přijímající personál vyvolá objednávku na pracovní stanici a zkontroluje objednanou položku jako splněnou. Systém poté označí zaměstnance odpovědné za platby, aby zaplatili dodavateli.
Použitím online nákupního katalogu jsou realizovány následující výhody:
- Papírování. Všechny dokumenty používané interně k vyžádání, objednávání a placení nákupů jsou vyloučeny.
- Koncentrované nákupy. Většina nákupů je financována malým počtem předem vybraných dodavatelů, což znamená, že společnost může mít nárok na množstevní slevy.
K nastavení on-line nákupů však může být zapotřebí určité programování systému a hromadné nákupní objednávky by měly být nastaveny předem, což z tohoto důvodu činí méně nákladné řešení pro menší společnosti. Funguje také nejlépe pro náhodné nákupy, spíše než pro nákup surovin, což může vyžadovat podrobnější systém správy materiálů.
