Definice položek účetního deníku
Položka účetního deníku je metoda používaná k zadání účetní transakce do účetních záznamů podniku. Účetní záznamy se agregují do hlavní knihy nebo se deníkové zápisy mohou zaznamenávat v různých dílčích knihách, které se později stáhnou do hlavní knihy. Tyto informace se poté použijí k sestavení účetní závěrky ke konci účetního období.
V záznamu deníku musí být minimálně dvě řádkové položky, i když neexistuje horní limit počtu řádkových položek, které lze zahrnout. Dvouřádkový zápis do deníku se označuje jako jednoduchý zápis do deníku, zatímco jeden obsahující více řádkových položek se nazývá složený zápis do deníku. Společnost může použít velké množství zápisů do deníku v jediném vykazovaném období, takže je lepší použít větší počet jednoduchých zápisů do deníku než menší počet složených zápisů do deníku, aby bylo objasněno, proč se zápisy vytvářejí. To je užitečné, když jsou záznamy deníku zkoumány později, zejména když jsou kontrolovány auditory.
Kdykoli vytvoříte účetní transakci, jsou vždy ovlivněny nejméně dva účty, přičemž záznam debetu je zaznamenán proti jednomu účtu a položka kreditu proti druhému účtu.
Součty debetů a kreditů u jakékoli transakce se musí vždy navzájem rovnat, takže o účetní transakci se vždy říká, že je „v rovnováze“. Pokud by transakce nebyla v rovnováze, nebylo by možné vytvořit účetní závěrku. Proto je použití debetů a kreditů ve formátu záznamu transakcí ve dvou sloupcích nejdůležitější ze všech kontrol přesnosti účetnictví.
V menším účetním prostředí může účetní zapisovat položky deníku. Ve větší společnosti je obvykle účetní účetní odpovědný za zaznamenávání záznamů do deníku, čímž poskytuje určitou kontrolu nad způsobem, jakým jsou záznamy deníku zaznamenávány.
Formát položky deníku
Položka účetního deníku by měla obsahovat minimálně následující:
Účty, na které se mají zaznamenávat debety a kredity
Datum záznamu
Účetní období, ve kterém má být záznam deníku zaznamenán
Jméno osoby zaznamenávající záznam
Jakákoli manažerská oprávnění
Jedinečné číslo k identifikaci položky deníku
Ať už je to položka jednorázová, opakující se nebo reverzní.
Může být nutné přiložit k deníku rozsáhlou dokumentaci, aby se prokázalo, proč se zaznamenává; přinejmenším uveďte stručný popis položky deníku.
Zvláštní typy záznamů účetního deníku
A reverzní zápis do deníku je takový, který je v následujícím vykazovaném období zrušen ručně, nebo který je v následujícím vykazovacím období automaticky zrušen účetním softwarem.
A opakující se zápis do deníku je takové, které se opakuje v každém následujícím sledovaném období, dokud není dosaženo data ukončení. To lze provést ručně nebo lze nastavit automatické spuštění v účetním softwarovém systému.
Příklady záznamu účetního deníku
Arnold Corporation prodává produkt zákazníkovi za 1 000 $ v hotovosti. To má za následek výnosy 1 000 $ a hotovost 1 000 $. Arnold musí zaznamenat zvýšení peněžního účtu (aktiva) s debetem a zvýšení příjmového účtu s kreditem. Záznam je:
