Opravná položka k pochybným účtům je spárována s pohledávkami a kompenzuje je. Příspěvek představuje nejlepší odhad vedení ohledně výše pohledávek, které zákazníci nezaplatí. Když se opravná položka odečte od pohledávek, zbytek je celková částka pohledávek, které podnik ve skutečnosti očekává, že inkasuje.
Pokud společnost používá akruální bázi účetnictví, měla by zaúčtovat opravnou položku k pochybným účtům, protože poskytuje odhad budoucích nedobytných pohledávek, který zvyšuje přesnost jejích finančních výkazů. Zaznamenáním opravné položky na pochybné účty současně se zaznamenáním prodeje také společnost správně porovnává předpokládané náklady na nedobytné pohledávky se souvisejícím prodejem ve stejném období, což poskytuje přesný pohled na skutečnou ziskovost prodeje. V rozvaze firmy se opravná položka zobrazuje jako protiúčet, který je spárován s řádkovou položkou pohledávek a kompenzuje ji.
Například společnost zaznamenává tržby 10 000 000 USD několika stovkám zákazníků a navrhuje (na základě historických zkušeností), že jí vznikne 1% z této částky jako nedobytné pohledávky, ačkoli přesně neví, kteří zákazníci budou v prodlení. Zaznamenává 1% plánovaných nedobytných pohledávek jako debet 100 000 $ na účet výdajů za nedobytné pohledávky a 100 000 $ kredit na Příspěvek pro pochybné účty. Náklady na nedobytné pohledávky jsou účtovány do nákladů okamžitě a Příspěvek na pochybné účty se stává rezervním účtem, který kompenzuje pohledávku na účtu ve výši 10 000 000 USD (pro čistou pohledávku ve výši 9 900 000 USD).
Později několik zákazníků splácí platby v celkové výši 40 000 USD. V souladu s tím společnost připisuje na účet pohledávek pohledávky o 40 000 $, aby se snížilo množství nevyřízených pohledávek, a strhává částku z příspěvku na pochybné účty o 40 000 $. Tato položka snižuje zůstatek na účtu povolenek na 60 000 USD. Položka nemá vliv na výdělky v aktuálním období.
