Účetní proces představuje tři samostatné typy transakcí, které se používají k zaznamenávání obchodních transakcí do účetních záznamů. Tyto informace se poté agregují do finančních výkazů. Typy transakcí jsou:
Prvním typem transakce je zajistit, aby reverzní záznamy z předchozího období byly ve skutečnosti zrušeny.
Druhá skupina se skládá z kroků potřebných k zaznamenání jednotlivých obchodních transakcí do účetních záznamů.
Třetí skupina je zpracování na konci období potřebné k uzavření účetních knih a sestavení účetní závěrky.
Těmto třem částem účetního procesu se budeme věnovat níže.
Začátek zpracování období
Ověřte, že všechny transakce označené jako reverzní záznamy v předchozích obdobích byly skutečně zrušeny. Tím zajistíte, že transakce nebudou v aktuálním období zaznamenány dvakrát. Tyto transakce jsou obvykle označeny jako reverzní záznamy v účetním softwaru, takže zrušení by mělo být automatické. Prozkoumejte však účty na začátku období a ověřte obraty. Pokud nebyl nastaven příznak reverzace, musí být záznam obrácen ručně pomocí nového záznamu deníku.
Jednotlivé transakce
Kroky potřebné pro jednotlivé transakce v účetním procesu jsou:
Identifikujte transakci. Nejprve určete, o jaký druh transakce se může jednat. Příkladem je nákup zboží od dodavatelů, prodej produktů zákazníkům, placení zaměstnanců a zaznamenávání příjmu hotovosti od zákazníků.
Připravte dokument. K zahájení transakce je často třeba připravit nebo rozpoznat obchodní dokument, například fakturu zákazníkovi nebo fakturu od dodavatele.
Identifikujte účty. Každá obchodní transakce je zaznamenána na účtu v účetní databázi, například na účtu výnosů, výdajů, aktiv, pasiv nebo akcií akcionářů. Určete, které účty mají být použity k záznamu transakce.
Zaznamenejte transakci. Zadejte transakci v účetním systému. To se provádí buď zápisem do deníku, nebo online standardním formulářem transakce (například se používá k evidenci příjmů v hotovosti oproti pohledávkám na otevřených účtech). V druhém případě transakční formuláře zaznamenávají informace do předem určené sady účtů (které lze přepsat).
Tyto čtyři kroky jsou součástí účetního procesu používaného k zaznamenávání jednotlivých obchodních transakcí do účetních záznamů.
Zpracování na konci období
Zbývající kroky v účetním procesu slouží k agregaci všech informací vytvořených v předchozích krocích a jejich prezentaci ve formátu účetní závěrky. Kroky jsou:
Připravte si zkušební zůstatek. Zkušební zůstatek je seznam konečných zůstatků na každém účtu. Součet všech debetů ve zkušebním zůstatku by se měl rovnat součtu všech kreditů; pokud ne, došlo k chybě při zadávání původních transakcí, kterou je třeba prozkoumat a opravit.
Upravte zkušební vyvážení. Může být nutné upravit zkušební zůstatek, buď k opravě chyb, nebo k vytvoření opravných položek různého druhu, nebo k nahromadění výnosů nebo výdajů v daném období.
Připravit upravený zkušební zůstatek. Toto je původní zkušební zůstatek, plus nebo minus všechny následně provedené úpravy.
Připravte účetní závěrku. Vytvořte finanční výkazy z upraveného zkušebního zůstatku. Řádkové položky aktiv, pasiv a vlastního kapitálu tvoří rozvahu, zatímco řádkové položky nákladových výnosů tvoří výkaz zisku a ztráty.
Uzavřete období. To zahrnuje přesun zůstatků na účtech výnosů a výdajů na účet nerozdělených zisků a jejich ponechání prázdné a připravené přijímat transakce pro další účetní období.
Připravte a po uzavření zkušební zůstatek. Tato verze zkušebního zůstatku by měla mít nulové zůstatky na účtu pro všechny výnosy a výdaje.
Ve skutečnosti jakýkoli účetní softwarový balíček automaticky vytvoří všechny verze předběžného zůstatku a účetní závěrky, takže skutečné kroky v účetním procesu mohou být podstatně sníženy. Místo toho budou pravděpodobně použity kroky používané v počítačovém prostředí:
Připravte účetní závěrku. Tyto informace jsou automaticky sestaveny z hlavní knihy účetním softwarem.
Uzavřete období. Pracovníci účetnictví uzavírají právě dokončené účetní období a otevírají nové účetní období. Tímto způsobem zabráníte tomu, aby byly transakce běžného období neúmyslně zadány do předchozího účetního období. Ve společnosti s více divizemi může být nutné dokončit tento krok uzavření období v softwaru pro každou dceřinou společnost.
Podobné podmínky
Účetní proces je také známý jako účetní cyklus.
