Zaúčtování v účetnictví je, když se zůstatky v podřízených knihách a obecném deníku přesunou do hlavní knihy. Zaúčtováním se pouze převede celkový zůstatek v podřízené knize do hlavní knihy, nikoli jednotlivé transakce v podřízené knize. Účetní manažer se může rozhodnout zapojit se do zveřejňování příspěvků relativně zřídka, například jednou za měsíc nebo možná tak často, jako jednou denně.
Subledgers se používají pouze v případě, že v určité účetní oblasti existuje velký objem transakčních aktivit, jako jsou zásoby, závazky nebo prodeje. Zveřejňování tedy platí pouze pro tyto situace s větším objemem. V případě transakcí s malým objemem se položky provádějí přímo do hlavní knihy, takže neexistují žádné podřízené knihy, a proto není třeba je zveřejňovat.
Například společnost ABC International vystavuje svým zákazníkům 20 faktur za období jednoho týdne, u nichž součty v podřízené knize prodeje platí za tržby 300 000 USD. Řídicí jednotka společnosti ABC vytvoří záznam zaúčtování, který přesune celkový objem těchto prodejů do hlavní knihy s debetem 300 000 USD na účet pohledávek a 300 000 USD na účet výnosů.
Zveřejňování se také používá, když mateřská společnost udržuje samostatné sady knih pro každou ze svých dceřiných společností. V tomto případě jsou účetní záznamy pro každou dceřinou společnost v zásadě stejné jako podřízené knihy, takže součty účtů od dceřiných společností jsou zaúčtovány do záznamů mateřské společnosti. To může být také zpracováno na samostatné tabulce prostřednictvím procesu manuálního konsolidace.
V některých účetních systémech, kde se nepoužívají podřízené knihy, bylo účtování vyloučeno. Místo toho jsou všechny informace přímo uloženy v účtech uvedených v hlavní knize.
Je-li zaměstnáno zaúčtování, musí někdo, kdo zkoumá informace v hlavní knize, „procházet“ z celkových účtů zaúčtovaných do příslušných účtů hlavní knihy a hledat v podrobných záznamech uvedených v příslušných podsložkách. To může znamenat značné množství dalších výzkumných prací.
Z pohledu uzavření účetních knih je zveřejnění jedním z klíčových procesních kroků vyžadovaných před vytvořením účetní závěrky. V tomto procesu musí být provedeny všechny položky úprav do různých podřízených knih a hlavního deníku, poté bude jejich obsah zaúčtován do hlavní knihy. V tomto okamžiku je obvyklé nastavit v účetním softwaru příznak uzamčení, takže pro účetní období, které se uzavírá, nelze provádět žádné další změny v podřízených knihách a denících. Poté se otevře přístup k podřízeným knihám a deníkům pro další účetní období.
Pokud k účtování nedojde náhodou v rámci procesu uzávěrky, celkové částky v hlavní knize nebudou přesné ani finanční výkazy sestavené z hlavní knihy.
