Žádost o proxy obsahuje materiály o vydávajícím subjektu, které investoři potřebují k informovanému rozhodování o hlasech akcionářů. Toto vydání je vyžadováno u veřejně vlastněných společností. Požadavkem každé veřejně vlastněné společnosti je uspořádat alespoň jednu valnou hromadu ročně. Může být potřeba dalších schůzek, pokud společnost potřebuje souhlas akcionářů s dalšími položkami, jako je změna stanov nebo zvýšení počtu ředitelů. Okolnosti těchto schůzek se řídí zákony státu, ve kterém je společnost založena. Státní právo může například požadovat, aby se schůzky konaly do určitého počtu dnů od konce fiskálního roku.
Vyzývání k zastupování
Před konáním valné hromady musí společnost vydat žádost o zmocnění svým hlasujícím akcionářům. Tato žádost obsahuje informace o společnosti a také si všímá všech položek vyžadujících hlasování akcionářů. Přesný obsah dokumentu s žádostí o zmocnění se řídí pravidlem 14a-3 Komise pro cenné papíry (SEC). Pravidlo definuje řadu typů informací, které mají být zahrnuty do žádosti, včetně:
- Informace o tom, kde a kdy se schůze bude konat
- Datum, do kterého musí akcionáři předložit své návrhy na zahrnutí do žádosti
- Metoda odvolání proxy, pokud je povolena
- Jakákoli práva na hodnocení pro disidenty
- Jakékoli zájmy, které mohou mít ředitelé a vedoucí pracovníci společnosti v položkách, o nichž se hlasuje
- Shrnutí zbývajících hlasovacích cenných papírů a toho, kdo je vlastní
- Datum záznamu, které se používá k určení, kteří akcionáři mohou hlasovat
- Jakýkoli vztah, který mohou mít ředitelé se společností
- Odškodnění vyplácené důstojníkům a ředitelům
- Částky vyplacené auditorům společnosti za audit a další služby
- Popis jakékoli výhody, bonusu, důchodu nebo podobného plánu, o kterém se bude hlasovat
- Popis všech cenných papírů, jejichž vydání bude povoleno
- Popis veškerého majetku, s nímž společnost plánuje nakládat nebo jej získat
- Popis veškerých navrhovaných změn stanov společnosti
- Výroční zpráva nebo formulář 10-K (pokud se jedná o výroční schůzi)
Všechny výše uvedené informace se vydávají akcionářům spolu s proxy kartou. Kartu používají akcionáři k hlasování pro nebo proti návrhům společností nebo k jejich zdržení se.
SEC schválení proxy
Pokud obtěžování zahrnuje hlasování o jiných tématech, než je volba ředitelů nebo schválení auditorů, musí být nejprve schváleno komisí SEC. Pokud SEC do 10 dnů neodpoví, že plánuje vyjádřit se k žádosti, může ji společnost vydat akcionářům. Jinak má SEC 30 dní na vyjádření.
Použitelná data proxy
Základní složkou žádosti o proxy je sada dat, která jsou:
- Datum záznamu. Datum, ke kterému společnost určí, kteří akcionáři jsou způsobilí hlasovat na valné hromadě. Obvykle to není více než 60 dní před datem schůzky.
- Datum odeslání. Datum, kdy mají být materiály proxy odeslány.
- Datum schůzky. Datum schůze akcionářů. To je normálně omezeno státním zákonem na nejméně 10 dní po datu odeslání. Interval je obvykle o několik týdnů delší, aby akcionáři měli čas na předložení svých proxy karet.
Hlasujte
Vyplněné proxy karty jsou obvykle počítány agentem pro převod akcií společnosti, i když tak mohou učinit jiné strany nebo samotná společnost. Agent pro převod akcií je dobrá volba, protože tato entita má zavedené postupy pro zaznamenávání a agregaci informací na proxy kartách. Tyto informace jsou poté shrnuty a prezentovány na valné hromadě. Shrnutí je také součástí zápisu z jednání.
