K odhadu shora dolů dochází, když vedení společnosti uloží projektu náklady nebo dobu trvání, obvykle bez podrobné analýzy nákladů. Proces odhadu je odvozen z názorů skupiny zkušených manažerů, případně doplněných externími odborníky. Tyto odhady bývají nepřesné, protože na jejich podporu neexistuje podrobná analýza. Místo toho jsou odvozeny z obecných poměrů, jako je průměrná cena za čtvereční stopu, kterou firma v minulosti zaznamenala. Nebo lze odhady zkopírovat dopředu ze skutečných informací z podobných projektů, které společnost v minulosti dokončila, a to s přihlédnutím k jakýmkoli jedinečným aspektům uvažovaného projektu.
Lepším přístupem je odhad zdola nahoru, který využívá pečlivou analýzu projektu na úrovni pracovního balíčku, kterou provedou lidé s největšími zkušenostmi s projektem.
Navzdory své nepřesnosti se často používá odhad shora dolů, obvykle na začátku projektu, kdy se ještě zkoumají podrobnosti. Postupem času podrobnější odhady zdola nahoru a poté nahradí původní odhad shora dolů.
