Systém drobné hotovosti je sada zásad, postupů, kontrol a forem, které společnost používá k vydávání hotovosti pro různé různé potřeby, jako jsou kancelářské potřeby a služby. Základní proces nastavení systému drobné hotovosti je:
Umístění. Rozhodněte se o místech, kde budou nainstalovány drobné peněžní prostředky. Může existovat jeden pro celou společnost, nebo možná jeden pro každou budovu nebo oddělení.
Financování. Rozhodněte o velikosti peněžního fondu v každém místě. Obvykle se pohybuje v rozmezí od 100 do 500 USD. Vzhledem k vysokému riziku krádeže drobných peněžních prostředků je obecně lepší nevytvářet nadměrně velké prostředky drobných peněžních prostředků, i když menší musí být doplňovány častěji.
Depozitář. Jmenujte správce drobných peněz. Obvykle se jedná o administrativní pracovníky, kteří jsou většinu dne na místě a mají dostatečné administrativní dovednosti k tomu, aby udržovali potřebné množství záznamů s vysokou mírou přesnosti.
Krabice. Připravte si uzamčené boxy na drobné pokladny nebo uzamčené zásuvky na stole, včetně dodávky poukazů na drobné hotovosti. Může být nutné vytvořit výstražný signál, který zazní v případě nesprávného přístupu ke schránce nebo zásuvce.
Poukazy. Kupte si sadu drobných peněžních poukazů v obchodě s kancelářskými potřebami. Není třeba vytvářet vlastní formulář.
Financujte drobné pokladničky. Přesuňte určené množství hotovosti do každé pokladní pokladny a zaznamenejte převod do hlavní knihy jako pohyb hotovosti na samostatný účet drobné pokladny.
Výcvik. Vyškolte správce drobné hotovosti v tom, jak hodnotit žádosti o drobné peníze, jak vyplňovat poukázky výměnou za hotovostní platby a kdy požadovat náhradní hotovost, když je úroveň hotovosti nízká.
Smíření. Připravte postup, při kterém účetní pravidelně zkoumá množství hotovosti a příjmů v každé drobné pokladní schránce, aby zjistila, zda se celková částka shoduje s původní částkou financování stanovenou pro danou schránku, a aby vyrovnala případné odchylky.
Doplňování a záznam. Připravte postup, kterým pokladník doplní množství hotovosti v každé drobné pokladně, jak požadují správci drobné hotovosti. To zahrnuje také shrnutí a zaznamenání všech výdajů do hlavní knihy.
Systém drobné hotovosti musí zahrnovat dostatečný počet kontrol ke zmírnění rizika, že drobné peníze budou odcizeny nebo že budou poskytnuty za nesprávné žádosti o vrácení peněz nebo že budou nesprávně zaznamenány výdaje drobné hotovosti. Pravidelně byste měli zkontrolovat problémy s kontrolou, které se objevily, abyste zjistili, zda by měl být systém kontrol upraven tak, aby se snížilo riziko ztráty.
Systém drobné hotovosti byl v mnoha společnostech nahrazen nákupními kartami, což jsou kreditní karty ovládané podnikem. Nákupní karty mají jedinečnou výhodu v tom, že z firemních prostor odebírají snadno přístupnou hotovost. Další alternativou je nechat zaměstnance nakupovat položky ze svých vlastních prostředků a poté zaměstnancům proplácet výkazy výdajů. Pokud je použita druhá možnost, povzbuďte zaměstnance, aby často odesílali výkazy výdajů, aby dlouho nefinancovali výdaje společnosti. To také znamená, že odeslané výkazy výdajů by měly být zpracovány co nejrychleji.
