Náklady na nedobytné pohledávky představují částku pohledávky, kterou nelze inkasovat. Zákazník se rozhodl tuto částku nezaplatit, a to buď kvůli finančním potížím, nebo kvůli sporu o základní produkt nebo službu prodanou zákazníkovi. Do jisté míry výše těchto výdajů odráží úvěrové volby provedené prodejcem při poskytování úvěru zákazníkům. Výše nedobytného dluhu účtovaného do nákladů je odvozena jednou ze dvou metod, kterými jsou:
Přímý odpis. Když se ukáže, že konkrétní faktura odběratele nebude zaplacena, částka faktury se zaúčtuje přímo do výdajů na nedobytné pohledávky. Jedná se o debet na účet výdajů za nedobytné pohledávky a kredit na účet pohledávek. Výdaje jsou tedy přímo spojeny s konkrétní fakturou. Nejedná se o snížení tržeb, ale spíše o zvýšení výdajů.
Metoda příspěvku. Když se zaznamenávají prodejní transakce, zaznamenává se také související částka nákladů na nedobytné pohledávky, na základě teorie, že přibližnou částku nedobytného dluhu lze určit na základě historických výsledků. To se zaznamenává jako debet na účet výdajů na nedobytné pohledávky a kredit na rezervu na pochybné účty. Skutečné eliminace nezaplacených pohledávek je později dosaženo čerpáním částky na opravném účtu. Nejedná se o snížení tržeb.
Výpočet nákladů na nedobytné pohledávky podle metody opravných položek lze určit několika způsoby, například:
Uplatnění celkového procenta špatného dluhu na všechny prodeje úvěrů
Uplatňování stále většího procenta na pozdější časové intervaly, ve kterých jsou pohledávky účtovány ve zprávě o stárnutí pohledávek
Na základě analýzy rizik každého zákazníka
Bez ohledu na to, která metoda výpočtu je použita, musí být aktualizována v každém následujícím měsíci, aby zahrnovala jakékoli změny v podkladových informacích o pohledávkách.
Metoda přímého odpisu není nejvíce teoreticky správným způsobem, jak rozpoznat náklady na nedobytné pohledávky, protože náklad je uznán o několik měsíců později než výnosy spojené s počátečním prodejem, čímž se prvky stejné transakce rozdělí do různých časových období. Správnějším přístupem je metoda příspěvků, protože část veškerých prodejů je vyhrazena, jakmile je uznán výnos. V druhém případě se výnosy a související výdaje objevují ve stejném časovém období, takže je možné vidět plný dopad všech prodejů na zisky ve stejném účetním období.
Náklady na nedobytné pohledávky se objevují v řádkové položce ve výkazu zisku a ztráty v části s provozními náklady ve spodní polovině výkazu.
Jako příklad metody příspěvků společnost ABC International zaznamenala v posledním měsíci prodej úvěrů ve výši 1 000 000 USD. Historicky ABC obvykle vykazuje procento nedobytného dluhu ve výši 1%, takže zaznamenává náklady na nedobytné pohledávky ve výši 10 000 USD s odepsáním výdajů na nedobytné pohledávky a připočtením příspěvku na pochybné účty. V následujících měsících je faktura za 2 000 $ prohlášena za nevymahatelnou, takže je odstraněna ze záznamů společnosti s debetem 2 000 $ k příspěvku na pochybné účty a připisováním pohledávek.
