Mnoho organizací připravuje rozpočty, které používají jako metodu srovnání při hodnocení svých skutečných výsledků v příštím roce. Proces přípravy rozpočtu by měl být vysoce regimentovaný a měl by se řídit stanoveným harmonogramem, aby byl hotový rozpočet připraven k použití na začátku příštího fiskálního roku. Tady jsou základní kroky, které je třeba dodržovat při přípravě rozpočtu:
Aktualizujte předpoklady rozpočtu. Zkontrolujte předpoklady o obchodním prostředí společnosti, které byly použity jako základ pro poslední rozpočet, a podle potřeby je aktualizujte.
Zkontrolujte úzká místa. Určete úroveň kapacity primárního úzkého místa, které společnosti brání v generování dalších prodejů, a definujte, jak to ovlivní další růst tržeb společnosti.
Dostupné financování. Určete nejpravděpodobnější částku financování, která bude k dispozici během rozpočtového období, což může omezit plány růstu.
Krokové kalkulační body. Určete, zda během pravděpodobného rozsahu obchodní činnosti v nadcházejícím rozpočtovém období vzniknou náklady na určitý krok, a definujte výši těchto nákladů a na jaké úrovni aktivity budou vynaloženy.
Vytvořte balíček rozpočtu. Zkopírujte dopředu základní pokyny k rozpočtování z balíčku instrukcí použitého v předchozím roce. Aktualizujte je tak, aby zahrnovaly skutečné skutečné výdaje vzniklé v aktuálním roce, a také anualizujte tyto informace za celý aktuální rok. Přidejte do balíčku komentář s uvedením informací o nákladech na krok, úzkých míst a očekávaných omezení financování pro nadcházející rozpočtový rok.
Vydejte rozpočtový balíček. Pokud je to možné, vydejte rozpočtový balíček osobně a odpovězte na všechny dotazy příjemců. Uveďte také datum splatnosti prvního návrhu rozpočtového balíčku.
Získejte prognózu příjmů. Získejte prognózu tržeb od manažera prodeje, ověřte ji u generálního ředitele a poté ji distribuujte dalším manažerům oddělení. Informace o příjmech používají jako základ pro vývoj vlastních rozpočtů.
Získejte rozpočty oddělení. Získejte rozpočty ze všech oddělení, zkontrolujte chyby a porovnejte je s omezením úzkého místa, financování a nákladů na jednotlivé kroky. Podle potřeby upravte rozpočty.
Získejte žádosti o kapitálový rozpočet. Ověřte všechny žádosti o kapitálový rozpočet a předejte je vedoucímu týmu s komentáři a doporučeními.
Aktualizujte rozpočtový model. Vložte všechny informace o rozpočtu do modelu hlavního rozpočtu.
Zkontrolujte rozpočet. Setkejte se s týmem vrcholového vedení a zkontrolujte rozpočet. Zvýrazněte možné problémy s omezeními a veškerá omezení způsobená problémy s financováním. Poznamenejte si všechny komentáře od manažerského týmu a předejte tyto informace zpět původcům rozpočtu s požadavky na úpravu jejich rozpočtů.
Zpracovat iterace rozpočtu. Sledujte nevyřízené žádosti o změnu rozpočtu a aktualizujte model rozpočtu novými iteracemi, jakmile dorazí.
Vydejte rozpočet. Vytvořte vázanou verzi rozpočtu a rozdělte ji všem oprávněným příjemcům.
Načtěte rozpočet. Načtěte informace o rozpočtu do finančního softwaru, abyste mohli generovat rozpočet versus skutečné sestavy.
Počet kroků zde uvedených může být nadměrný pro menší podnik, kde je do procesu zapojena možná jen jedna osoba. Pokud je to tak, lze počet kroků značně zkomprimovat až do bodu, kdy je možné připravit předběžný rozpočet za den nebo dva.
