Finance

Rozdíl mezi systémy periodického a trvalého inventáře

Systémy pravidelné a trvalé inventury jsou různé metody používané ke sledování množství zboží na skladě. Sofistikovanějším z nich je věčný systém, ale jeho udržování vyžaduje mnohem více záznamů. Periodický systém se spoléhá na příležitostné fyzické počítání zásob, aby určil konečnou bilanci zásob a cenu prodaného zboží, zatímco věčný systém průběžně sleduje bilance zásob. Mezi těmito dvěma systémy existuje řada dalších rozdílů, které jsou následující:

  • Účty. V rámci věčného systému probíhají průběžné aktualizace hlavní knihy nebo knihy zásob, jakmile dojde k transakcím souvisejícím s inventářem. Naopak v rámci systému pravidelných zásob neexistuje v účetním období vůbec žádný záznam o nákladech na prodané zboží, dokud nedojde k fyzickému počítání, které se pak použije k odvození nákladů na prodané zboží.

  • Počítačové systémy. Není možné ručně udržovat záznamy pro systém s trvalou inventurou, protože v každém účetním období mohou existovat tisíce transakcí na úrovni jednotek. Naopak, jednoduchost systému pravidelných zásob umožňuje použití ručního vedení záznamů pro velmi malé zásoby.

  • Náklady na prodané zboží. V rámci věčného systému probíhají průběžné aktualizace účtu nákladů na prodané zboží při každém prodeji. Naopak, v rámci systému pravidelných zásob se náklady na prodané zboží počítají jednorázově na konci účetního období, a to tak, že se k počáteční inventuře připočtou celkové nákupy a odečtou se konečné zásoby. V druhém případě to znamená, že může být obtížné získat přesnou hodnotu nákladů na prodané zboží před koncem účetního období.

  • Počítání cyklů. Je nemožné použít počítání cyklů v periodickém inventarizačním systému, protože neexistuje způsob, jak získat přesné počty zásob v reálném čase (které se používají jako základ pro počty cyklů).

  • Nákupy. V rámci věčného systému se nákupy zásob zaznamenávají buď na účet zásob surovin, nebo na účet zboží (v závislosti na povaze nákupu), přičemž do každého jednotlivého záznamu je veden záznam počtu jednotek, který je veden pro každou položku zásob. Naopak, v systému periodického inventáře se všechny nákupy zaznamenávají na účet aktiv nákupu a neexistují žádné jednotlivé záznamy inventáře, ke kterým by bylo možné přidat jakékoli informace o počtu jednotek.

  • Vyšetřování transakcí. Je téměř nemožné sledovat účetní záznamy v systému periodického inventáře a určit, proč došlo k jakékoli chybě související s inventářem, protože informace jsou agregovány na velmi vysoké úrovni. Naopak, takové vyšetřování je mnohem snazší v systému neustálého inventáře, kde jsou všechny transakce k dispozici podrobně na úrovni jednotlivých jednotek.

Tento seznam objasňuje, že systém stálého inventáře je výrazně lepší než systém periodického inventáře. Primárním případem, kdy by periodický systém mohl dávat smysl, je situace, kdy je množství inventáře velmi malé, a kdy jej můžete vizuálně zkontrolovat bez zvláštní potřeby podrobnějších záznamů inventáře. Periodický systém může také dobře fungovat, když jsou zaměstnanci skladu špatně vyškoleni v používání systému věčného inventáře, protože by mohli neúmyslně zaznamenat transakce zásob v systému perpetuum.