Koncept oddělení povinností zakazuje postoupení odpovědnosti jedné osobě za nabytí majetku, jeho úschovu a související vedení záznamů. Například jedna osoba může podat objednávku na nákup aktiva, ale jiná osoba musí transakci zaznamenat do účetních záznamů. Oddělením povinností je mnohem obtížnější spáchat podvod, protože k tomu musí spolupracovat nejméně dva lidé - což je mnohem méně pravděpodobné, než kdyby jedna osoba byla zodpovědná za všechny aspekty účetní transakce.
Příklady rozdělení povinností jsou:
Hotovost. Jedna osoba otevírá obálky obsahující šeky a druhá osoba zaznamenává šeky do účetního systému. To snižuje riziko, že šeky budou ze společnosti odstraněny a uloženy na vlastní šekový účet dané osoby.
Pohledávky. Jedna osoba zaznamenává hotovost přijatá od zákazníků a druhá osoba vytváří dobropisy zákazníkům. To snižuje riziko, že zaměstnanec odkloní příchozí platbu od zákazníka a pokryje krádež odpovídajícím kreditem na účet daného zákazníka.
Inventář. Jedna osoba objednává zboží od dodavatelů a druhá se přihlásí k přijatému zboží v účetním systému. To brání kupujícímu v odvádění přicházejícího zboží pro vlastní potřebu.
Výplatní páska. Jedna osoba sestavuje informace o hrubé mzdě a čisté mzdě pro mzdu a druhá osoba ověřuje výpočty. To brání mzdovému úředníkovi v umělém zvyšování odměn u některých zaměstnanců nebo při vytváření a placení falešných zaměstnanců.
Problém s rozdělením povinností spočívá v tom, že je mnohem méně efektivní a časově náročnější než odpovědnost za všechny aspekty transakce. Při rozhodování, zda v některých oblastech zavést oddělení povinností, byste tedy měli prozkoumat kompromis mezi zvýšením úrovně kontroly a snížením úrovně efektivity. Je docela možné, že zlepšení kontroly nestačí k vyrovnání snížené úrovně účinnosti.
Mylná představa o oddělení povinností spočívá v tom, že snižuje množství účetních chyb. K tomu dochází pouze v případě, že existuje duplicitní zadávání dat, nebo pokud více lidí ověřuje práci ostatních. To není cílem koncepce oddělení povinností, která je zaměřena na předání určitých úkolů jedné osobě a jiných úkolů jiné osobě - koncept není určen k duplikaci úkolů, takže účetní chyby pravděpodobně nebudou omezeny .
Podobné podmínky
Rozdělení povinností je také známé jako oddělení povinností.
