Drobná hotovost je malé množství hotovosti, které se uchovává v prostorách společnosti za účelem úhrady drobných hotovostních potřeb. Příkladem těchto plateb jsou kancelářské potřeby, karty, květiny atd. Drobná hotovost je uložena v zásuvce nebo krabici na drobné peníze poblíž místa, kde je to nejvíce potřeba. Ve větším podniku může být několik drobných pokladen, pravděpodobně jedno na budovu nebo dokonce jedno na oddělení. Ke sledování drobných hotovostních transakcí se používá samostatný účetní systém.
Systém drobné hotovosti
Pokladník vytvoří fond drobných peněžních prostředků a vytvoří šek ve výši finančních prostředků přidělených konkrétnímu fondu drobných peněžních prostředků (obvykle několik stovek dolarů). Pokladník by také mohl jednoduše spočítat hotovost pro fond drobných peněz, pokud je v areálu dostatek bankovek a mincí. Počáteční zápis do drobného peněžního deníku je debet na účet drobných peněz a kredit na peněžní účet.
Depozitář drobné hotovosti poté vyplácí drobné peníze z fondu výměnou za příjmy související s jakýmkoli výdajem. V tomto okamžiku neexistuje žádný zápis do deníku; místo toho zůstatek hotovosti ve fondu drobných peněz nadále klesá, zatímco počet příjmů stále roste. Součet příjmů a zbývající hotovosti by se měl kdykoli rovnat počáteční částce financování v hotovosti. Chyby záznamu a krádež však mohou mít za následek odchylku od původní částky financování.
Když zůstatek hotovosti ve fondu drobných peněz klesne na dostatečně minimální úroveň, uschovatel drobných peněz požádá o další hotovost z pokladny. To má formu shrnutí všech příjmů, které opatrovník nashromáždil. Pokladník vytvoří nový šek ve výši stvrzenek a zamění šek za stvrzenky. Položka drobného peněžního deníku je debet na účet drobné hotovosti a kredit na peněžní účet.
Depozitář drobné hotovosti naplní zásuvku nebo krabičku drobné hotovosti, která by nyní měla obsahovat původní částku hotovosti, která byla určena pro fond. Pokladník vytvoří zápis do deníku, aby zaznamenal drobné pokladní příjmy. Jedná se o kredit na účet drobné hotovosti a pravděpodobně na vrub několika různých účtů výdajů, jako je účet kancelářských potřeb (v závislosti na tom, co bylo zakoupeno za hotovost). Zůstatek na účtu drobné hotovosti by nyní měl být stejný jako částka, na které začal.
Ve skutečnosti je zůstatek na účtu drobné hotovosti vyšší než skutečná částka hotovosti v drobné pokladně, protože hotovost v pokladně je neustále vyplácena. Rozdíl je však tak malý, že je zcela nepodstatný vzhledem k výsledkům v účetní závěrce. Rozdíl je tedy smířen pouze tehdy, když je třeba doplnit drobnou pokladnu.
Příklad účtování drobné hotovosti
Společnost zřídí fond drobných peněz a zpočátku jej financuje částkou 300 USD. Záznam je:
