Poukaz na drobnou hotovost je standardní formulář používaný jako potvrzení při každém výběru hotovosti z drobné pokladny. Poukaz je obvykle zakoupen v obchodě s kancelářskými potřebami. Je to fyzicky malá forma, protože se musí vejít do drobné pokladny nebo zásuvky.
Poukaz na drobnou hotovost je důležitou formou důkazu o vyrovnání zbývající hotovosti v pokladně. Na začátku účetního období by měla být v krabici určitá částka hotovosti a žádné poukázky (které měly být odstraněny jako součást položky na konci měsíce za předchozí měsíc). Poté, co jsou peníze vypláceny z drobné pokladny, jsou poukázky v zásadě vyměněny za hotovost. Na konci měsíce by se tedy celková částka v pokladně měla rovnat zůstatku na začátku měsíce - až na to, že nyní se celková částka skládá jak z hotovosti, tak z poukázek. Pokud existuje rozdíl mezi počátečním a konečným číslem, je pravděpodobné, že hotovost byla odebrána bez dokladů o poukazu, nebo že částka na poukazu byla uvedena nesprávně.
Na konci měsíce se informace v poukázkách sestavují, aby se vytvořil zápis do deníku, který slouží k připsání částky na účet drobné hotovosti a na vrub různých účtů výdajů (v závislosti na použití, na které byla hotovost použita). Poukazy jsou připojeny k zápisu do deníku jako důkaz podkladových transakcí.
Vzhledem k právě zmíněným způsobům použití poukazu na drobné peníze by informace na něm měly obsahovat následující:
Výše hotovosti
Datum, kdy byla hotovost odebrána
Jméno osoby, která převzala hotovost
Iniciály osoby vydávající hotovost
Typ účtovaných výdajů
Na poukaz můžete také uvést číslo účtu, který bude účtovat náklady, ačkoli název výdajů je obvykle dostatečná informace, aby účetní hlavní knihy mohl vytvořit odpovídající zápis do deníku.
Podobné podmínky
Poukaz na drobnou hotovost je také znám jako drobný pokladní doklad.
