Záporný závazek se obvykle objeví v rozvaze, když společnost vyplatí více, než je částka požadovaná závazkem. Pokud byste například omylem dvakrát zaplatili dodavatelskou fakturu, první platba by snížila původní závazek zaznamenaný na účtech splatných na nulu, zatímco druhá platba by neměla žádný kompenzační závazek, což by mělo za následek záporný závazek v rozvaze.
Záporné závazky jsou obvykle pro malé částky, které jsou agregovány do ostatních závazků. Často se objevují v evidenci závazků jako úvěry, které mohou zaměstnanci společnosti odpovědní za účty použít k vyrovnání budoucích plateb dodavatelům. Technicky je záporný závazek aktivem společnosti, a proto by měl být klasifikován jako předplacený náklad.
Většina záporných závazků je vytvořena omylem, takže jejich přítomnost naznačuje problémy se základním účetním systémem. Účetní software například nemusí rozpoznávat a označovat duplicitní čísla faktur dodavatele, což umožňuje opětovné zaplacení faktur, které byly odeslány vícekrát.
