Zkušební zůstatek je souhrnná úroveň výpisu celkové částky debetu nebo kreditu na každém účtu. Obvykle používáte počáteční nebo neupravený zkušební zůstatek ze dvou důvodů:
Zajistit, aby se součet všech debetů rovnal součtu všech kreditů, a tím zajistit rovnováhu všech podkladových transakcí.
Použít jako výchozí bod pro úpravu položek, které uvedou informace v předvaze do souladu s účetním rámcem, jako jsou obecně přijímané účetní zásady nebo mezinárodní standardy účetního výkaznictví.
Tento neupravený zkušební zůstatek může obsahovat řadu chyb, z nichž jen málo lze snadno zjistit ve formátu zprávy o zkušebním zůstatku. Zde jsou nejčastější chyby s návrhy, jak je najít:
Přihlášky byly provedeny dvakrát. Pokud je položka provedena dvakrát, zkušební zůstatek bude stále v rovnováze, takže to není dobrý dokument pro jeho nalezení. Místo toho u probíhající transakce možná budete muset počkat, až se problém sám vyřeší. Například duplikát faktury pro zákazníka bude zákazníkem odmítnut, zatímco duplikát faktury od dodavatele (snad) bude nalezen během procesu schvalování faktury.
Záznamy nebyly vůbec provedeny. Nelze najít na zkušební zůstatek, protože tam není (!). Nejlepším řešením je udržovat kontrolní seznam standardních záznamů a ověřit, zda byly všechny provedeny.
Záznamy na nesprávný účet. To může být zřejmé z rychlého pohledu na zkušební zůstatek, protože účet, který dříve neměl vůbec žádný zůstatek, nyní jeden má. V opačném případě je nejlepší formou opravy preventivní - pro všechny opakující se položky použijte standardní šablony pro zápis do deníku.
Obrácené záznamy. Záznam pro debet může být omylem zaznamenán jako kredit a naopak. Tento problém může být viditelný na zkušebním zůstatku, zvláště pokud je položka dostatečně velká, aby změnila znaménko konečného zůstatku na opačnou hodnotu než je obvyklé znaménko.
Převedená čísla. Mohly být přepnuty číslice čísla. To je snadné najít, protože podkladová položka je nevyvážená, a proto by ji účetní software neměl akceptovat. Pokud se používá manuální systém, je nutné porovnat součty položek deníku s součty ve zkušebním zůstatku. Tato otázka se týká následující.
Nevyvážené položky. Toto je uvedeno jako poslední, protože je to nemožné v počítačovém prostředí, kde musí být položky vyváženy, jinak je systém nepřijme. Pokud používáte manuální systém, bude problém patrný ve sloupcích součty zkušebního zůstatku. Vyhledání přesného záznamu je však mnohem obtížnější a bude vyžadovat podrobnou kontrolu každého záznamu nebo alespoň součtů v každé pomocné knize, která se hodí do hlavní knihy.
Kdykoli opravíte chybu, nezapomeňte použít jasně označenou položku deníku s podpůrnou dokumentací, aby vaši práci mohl později sledovat někdo jiný.
