Zálohový systém je účetní systém pro výplatu a následné doplňování drobné hotovosti. Drobná hotovost je malá rezerva hotovosti uchovávaná na místě v místě podnikání pro případné potřeby hotovosti. Systém záloh je navržen tak, aby poskytoval základní manuální metodu pro sledování zůstatků drobných hotovostí a způsobu, jakým se hotovost používá. Základní vlastnosti systému záloh jsou:
Pevná částka hotovosti je přidělena do drobného peněžního fondu, který je uveden na samostatném účtu v hlavní knize.
Veškeré rozdělování hotovosti z drobného peněžního fondu je dokumentováno na účtenkách.
Potvrzení o výplatě drobné hotovosti se používají jako základ pro pravidelné doplňování fondu drobné hotovosti.
Rozdíly mezi očekávanými a skutečnými zůstatky fondů jsou pravidelně kontrolovány a vyšetřovány.
V zásadě se výdaje zaúčtují, když se do běžného účtu společnosti provede nové doplnění hotovosti do drobného peněžního fondu. Když se hotovost vyplácí z běžného účtu, je to položka debetem k různým výdajům, za které jsou příjmy dodávány drobným správcem hotovosti, a kreditem na hotovostní účet.
Pokud není záměrně změněna částka peněžních prostředků přidělených do fondu drobných peněžních prostředků, není důvod, proč by na účtu použitém k dokumentaci zůstatku drobné hotovosti měl existovat další záznam, protože veškerá doplňková hotovost pochází z běžného účtu společnosti.
Hlavním rysem tohoto systému je potřeba zdokumentovat všechny výdaje. To je vynikající způsob, jak udržet vysokou úroveň kontroly nad výplatami hotovosti.
Populační systém klesá, protože mnoho podniků upřednostňuje použití kreditních karet společnosti pro náhodné nákupy nebo nechává zaměstnance platit v hotovosti a poté požádat o náhradu prostřednictvím systému úhrad výdajů společnosti. Systém záloh může také způsobit únik hotovosti z firmy, a to buď krádeží hotovosti, nebo proto, že drobný správce hotovosti neodpovídá řádně při zaznamenávání výplat.
