Přehled pohledávek
Pokud je zboží nebo služba prodána zákazníkovi a zákazník může zaplatit později, označuje se to jako prodej na úvěr a vytváří se pro něj závazek zaplatit prodejci. Naopak to pro obchodníka vytvoří aktivum, které se nazývá pohledávky. Toto je považováno za krátkodobé aktivum, protože prodávající je obvykle placen za méně než jeden rok.
Pohledávka z účtu je dokumentována prostřednictvím faktury, kterou prodávající odpovídá za vystavení zákazníkovi prostřednictvím fakturačního postupu. Faktura popisuje zboží nebo služby, které byly zákazníkovi prodány, částku, kterou dluží prodejci (včetně daně z obratu a poplatků za přepravu) a kdy má být zaplacena.
Pokud prodejce pracuje na základě hotovostního účetnictví, zaznamenává transakce do svých účetních záznamů (které se poté sestavují do účetní závěrky), pouze když je hotovost zaplacena nebo přijata. Protože vystavení faktury nezahrnuje žádné změny v hotovosti, není v účetních záznamech žádný záznam o pohledávkách. Pouze když zákazník zaplatí, prodávající zaznamená prodej.
Pokud prodejce pracuje na základě běžněji používaného akruálního principu účetnictví, zaznamenává transakce bez ohledu na jakékoli změny v hotovosti. Jedná se o systém, ve kterém je evidována pohledávka z účtu. Kromě toho existuje riziko, že zákazník nezaplatí. Pokud je tomu tak, může prodejce tyto ztráty zaúčtovat do nákladů, když k nim dojde (známá jako metoda přímého odpisu), nebo může předvídat výši těchto ztrát a účtovat odhadovanou částku do nákladů (známou jako metoda opravné položky). Druhá metoda je upřednostňována, protože prodejce porovnává výnosy se výdaji na nedobytné pohledávky ve stejném období (známý jako princip párování).
Tyto pojmy ilustrujeme níže.
Zaznamenávání prodeje služeb na úvěr
Když jsou služby prodány zákazníkovi, prodávající obvykle vytvoří fakturu ve svém účetním softwaru, který automaticky vytvoří položku pro připsání na účet prodeje a na vrub účtu pohledávek. Když zákazník později zaplatí fakturu, prodávající by strhnul částku z hotovostního účtu a připsal částku na účet pohledávek. Například společnost ABC International fakturuje zákazníkovi služby ve výši 10 000 USD a zaznamená následující záznam:
