Systém splatných účtů platí účty podniku organizovaným způsobem. Cílem tohoto systému je provádět platby včas a platit správné částky správným dodavatelům. K nastavení takového systému lze použít následující kroky:
Vyberte software. Kupte si běžný účetní softwarový balíček, který obsahuje modul splatných účtů. Podívejte se na takové standardní funkce, jako je schopnost nastavit standardní platební informace pro každého dodavatele, zjistit duplicitní faktury, využít slevy za včasné platby a provádět elektronické platby.
Nastavit dodavatele. Zadejte do hlavního souboru dodavatele v softwaru jména, adresy, platební podmínky a výchozí účty výdajů hlavní knihy, které se vztahují na každého dodavatele.
Zadejte faktury. Zadejte každou fakturu do systému závazků. To zahrnuje zadání data faktury (nikoli data přijetí) a splatné částky.
Schvalovat faktury. Vytvořte systém, ve kterém budou mít manažeři jednotlivě schvalovat každou dodavatelskou fakturu ihned po jejím přijetí, nebo použít negativní schválení, kde manažeři musí pouze informovat zaměstnance závazků, pokud neschválí platbu. Do systému by mohl být integrován systém řízení pracovního toku za účelem sledování stavu schválení.
Naplánujte platbu. Proveďte zkušební běh, abyste ze softwaru vytiskli seznam všech faktur, které jsou splatné, a ověřte, zda sestava obsahuje všechny faktury, které by měly být zaplaceny ve vybraném časovém období.
Vyzkoušejte kontrolní chod. Zaškrtněte v softwaru všechny schválené platby a vytiskněte dávku šeků k úhradě těchto faktur. Zajistěte, aby systém platil pouze ty šeky, které byly vybrány.
Podepsat kontroly. Určete osobu, která bude podpisovat primární kontrolu, a další osobu, která bude podepisovat záložní kontrolu. Informujte tyto lidi o jejich povinnostech při zkoumání záložní dokumentace připojené ke každé kontrole.
Předchozí kroky pokrývají základní akce spojené se zpracováním závazků prostřednictvím systému závazků. Lze do něj začlenit následující doplňkové položky:
Třícestná shoda. Může být nutné, aby úředník odpovědný za závazky spojil dodavatelské faktury s příslušnými nákupními objednávkami společnosti a veškerými přijímacími dokumenty. Toto párování může být nutné, aby bylo zajištěno, že firma platí pouze za řádně autorizované a přijaté položky.
Výkazy výdajů. Nastavte systém, který vyžaduje, aby zaměstnanci odesílali formuláře výkazů výdajů, ke kterým jsou připojena potvrzení o všech položkách, které zakoupili. Tento systém může zahrnovat soubor cestovních zásad, kterými se řídí, které výdaje budou hrazeny.
Nákupní karty. Nastavit systém, v jehož rámci se karty pro zadávání veřejných zakázek vydávají vybraným zaměstnancům, kteří jsou oprávněni nakupovat s těmito kartami jménem společnosti. Zahrňte postupy pro kontrolu chybných výpisů z karet a odeslání plně zkontrolovaných výpisů zaměstnancům závazků ke zpracování plateb.
Může být také nutné přidat do systému závazků výběr kontrol, aby se snížilo riziko nadměrných plateb.
