Systém kalkulace nákladů na zakázku akumuluje náklady spojené s konkrétní dávkou produktů. Tento systém se používá pro malé velikosti šarží, zejména pokud se produkty v každé šarži liší od produktů vytvořených v jiných šaržích. V těchto situacích chce vedení zajistit, aby vzniklé náklady byly přiměřené ve srovnání s cenami účtovanými zákazníkům. Například by systém mohl být použit ke sledování nákladů na strojní zařízení na zakázku. Bez systému objednávek je pravděpodobné, že by podnik citoval ceny některých šarží příliš nízko, což by vedlo ke ztrátám.
Účetní využívající systém kalkulace zakázek může sledovat konkrétní informace o zakázce na listu nákladů zakázky, nebo může být tato informace zakódována do databáze zakázek, kde je každé zakázce přiřazeno jedinečné identifikační číslo.
Systém kalkulace zakázky může být docela složitý. Musí sledovat informace z více zdrojů, včetně následujících:
Dodavatelské faktury, ze kterých by měly být účtovány pouze ty řádkové položky, které se vztahují k zakázce.
Mzdové záznamy, ze kterých se za tuto práci účtují hodiny odpracované na konkrétní práci, případně také včetně daní ze mzdy, přesčasů a rozdílových směn.
Náklady na materiál, kdy jsou skladové položky odlehčeny ze skladu a účtovány za úlohu, jak je použita.
Alokace režijních nákladů, která je odvozena z fondu nákladů a účtována každé úloze na základě nějaké formy využití, jako je vynaložená pracovní doba nebo použitá strojová doba.
Počet zdrojů informací a objem podrobností, které mohou být spojeny s úlohou, znamená, že podkladové záznamy mohou obsahovat libovolný počet chyb. Aby se zmírnilo riziko chyb, záznamy o zakázkách musí být pečlivě prozkoumány. To je obzvláště důležité, když budou náklady na práci poté shrnuty a účtovány zákazníkům v rámci dohody o nákladech a fakturaci.
V situacích, kdy se vyrábí velké množství stejných produktů, se místo toho používá systém výpočtu nákladů, protože poskytuje efektivnější přístup k souvisejícímu účetnictví.
