Na základě účetnictví v hotovosti se obchodní transakce zaznamenávají pouze tehdy, jsou-li peněžní prostředky, které s nimi souvisejí, vydány nebo přijaty. Zaznamenali byste tedy prodej na základě hotovosti, když organizace obdrží hotovost od svých zákazníků, nikoli když jim vystaví faktury. Peněžní základna se běžně používá v malých podnicích, protože vyžaduje jen omezené množství účetních znalostí. Může však být nutné převést na akruální bázi účetnictví, možná nechat provést audit účetní knihy společnosti v rámci přípravy na její prodej, zveřejnit ji nebo získat půjčku. Akruální základna se používá k zaznamenávání výnosů a výdajů v období, kdy jsou získány, bez ohledu na skutečné peněžní toky. Chcete-li převést z účetnictví na hotovostní bázi do účetnictví na akruální bázi, postupujte takto:
Přidejte časově rozlišené výdaje. Přidejte zpět všechny výdaje, za které společnost získala výhodu, ale dosud nezaplatila dodavateli nebo zaměstnanci. To znamená, že byste si měli připočítat prakticky všechny typy výdajů, například vydělané mzdy, ale nevyplacené, přímé materiály přijaté, ale nezaplacené, kancelářské potřeby přijaté, ale nezaplacené atd.
Odečtěte platby v hotovosti. Odečtěte peněžní výdaje vynaložené na výdaje, které měly být zaznamenány v předchozím účetním období. To také znamená snížení počátečního zůstatku nerozděleného zisku, čímž se tyto náklady začlení do dřívějšího období.
Přidejte předplacené výdaje. Některé platby v hotovosti se mohou vztahovat k aktivům, která dosud nebyla spotřebována, například kauci za nájem. Zkontrolujte výdaje uskutečněné během účetního období, abyste zjistili, zda existují nějaké předplacené výdaje, a nevyužitou část těchto položek přesuňte na majetkový účet. Pokud se rozhodnete udělat totéž pro výdaje uskutečněné v předchozích obdobích, upravte počáteční zůstatek nerozděleného zisku, abyste odstranili výdaje, které se nyní přesouvají na účet aktiv předplacených výdajů.
Přidejte pohledávky. Zaznamenávejte pohledávky a tržby za všechny fakturace vystavené zákazníkům, pro které od nich dosud nebyla přijata žádná hotovost.
Odečtěte peněžní příjmy. Některé prodeje pocházející z předchozího období mohly být zaznamenány v běžném účetním období na základě přijetí hotovosti v tomto období. Pokud ano, stornujte prodejní transakci a místo toho ji zaznamenejte jako prodej a pohledávku v předchozím období. To bude vyžadovat úpravu počátečního účtu nerozdělených příjmů.
Odečtěte zálohy zákazníků. Zákazníci možná zaplatili předem za své objednávky, které by byly zaznamenány jako tržby na základě účetnictví v hotovosti. Zaznamenávejte je jako krátkodobé závazky, dokud společnost nedodá související zboží nebo neposkytne uvedené služby.
Převod hotovostního základu na účetnictví na akruální bázi může být obtížný, protože žádný účetní software, který byl nakonfigurován na hotovostní bázi, není navržen pro zpracování účetnictví na akruální bázi. To znamená, že všechny úpravy převodu musí být provedeny ručně s položkami deníku. Může být jednodušší spravovat převod v samostatné tabulce a nikdy jej vůbec nezahrnout do formálních účetních záznamů.
Je docela možné, že při převodu z účetnictví na hotovostní bázi na účetnictví na akruální bázi budou některé transakce zmeškány. Jediným způsobem, jak si být jisti úplnou a přesnou konverzí, je bohužel prozkoumat všechny účetní transakce během převáděného roku i v posledním čtvrtletí předchozího roku. Přeměna je tedy jak pracná, tak nákladná.
K převodu z hotovostního základu na akruální je dále zapotřebí velmi úplná sada účetních záznamů. Vzhledem k tomu, že podnikání na hotovostním základě bude pravděpodobně malé s menším financováním účetního nebo správce na plný úvazek, je docela možné, že účetní záznamy jsou v dostatečném nepořádku, takže převod nelze provést v spolehlivým způsobem.
