Platba předem se provede, když prodejní společnost obdrží platbu od kupujícího dříve, než prodávající odeslal zboží nebo poskytl služby kupujícímu. K předplacení může dojít za tří okolností:
Kupující požaduje preferované zacházení s objednávkou
Prodávající odmítá poskytnout úvěr kupujícímu
Kupující je na účetnictví v hotovosti a chce předčasnou platbu zaznamenat
Účtování záloh
Účetnictví zálohových plateb se budeme zabývat z pohledu kupujícího i prodávajícího.
Perspektiva kupujícího. Z pohledu kupujícího se záloha zaúčtuje jako debet na účet předplacených výdajů a kredit na hotovostní účet. Když se předplacená položka nakonec spotřebuje, odečte se z příslušného výdajového účtu a připsá se na účet předplacených výdajů. Kupující mohou účet předplacených výdajů nadměrně využívat, což má za následek sledování velkého počtu malých předplacených položek. Aby se zabránilo nákladům na sledování příliš velkého počtu položek, mělo by se účtování zálohy použít pouze v případě, že záloha překročí určitou minimální prahovou částku; všechny ostatní výdaje by měly být účtovány do nákladů, i když ještě nebyly spotřebovány.
Perspektiva prodejce. Z pohledu prodávajícího se záloha zaúčtuje jako kredit na účet odpovědnosti za zálohy a debet na hotovostní účet. Když je předplacená objednávka zákazníka nakonec odeslána, bude odečtena částka z předplaceného účtu a připsána na příslušný výnosový účet. Platí obvykle málo záloh, takže tyto položky lze relativně snadno sledovat.
Stručně řečeno, záloha je zaznamenána jako aktivum kupujícího a jako závazek prodávajícího. Tyto položky jsou obvykle uvedeny v rozvaze každé strany jako krátkodobá aktiva, respektive krátkodobé závazky, protože jsou obvykle vyřešeny do jednoho roku.
Například společnost platí předem 12 000 $ za internetovou reklamu, která potrvá celý rok. Společnost zpočátku účtuje celou částku na účet předplacených výdajů a poté každý následující měsíc účtuje částku 1 000 USD na účet výdajů na reklamu, aby odrážela využití výdajů. Aktivum s předplacenými výdaji je do konce roku vyřazeno.
Jako další příklad společnost na orbu sněhu obdrží od zákazníka zálohu 10 000 $ výměnou za orbu svého parkoviště v každém z následujících čtyř měsíců. Oratá společnost nejprve zaznamená příjem jako závazek a poté v každém z následujících čtyř měsíců ratifikovatelně posune částku na výnosový účet ve výši 2 500 USD měsíčně.
