Účtování mezd zahrnuje všechny aspekty výpočtu a vyplácení náhrad zaměstnancům, včetně vyplácení srážek třetím stranám. Výsledkem tohoto procesu je dokumentace výdajů spojených se všemi typy kompenzací a včasné platby zaměstnancům. Ačkoli některé systémy, které obsahují více či méně automatizaci, nemusí zahrnovat všechny tyto kroky, na většinu mzdových systémů se bude vztahovat následující procesní tok:
Nastavit nové zaměstnance. Požádejte nové zaměstnance, aby v rámci procesu přijímání zaměstnanců vyplňovali informace o mzdách, například formulář W-4 a formuláře zdravotního pojištění, které mohou vyžadovat srážky ze mzdy. Odložte kopie těchto informací, abyste je mohli zahrnout do příští mzdy.
Shromážděte informace o časové kartě. Zaměstnanci s platem nevyžadují žádnou změnu mezd vyplácených za každou mzdu, ale musíte shromáždit a shrnout informace o hodinách odpracovaných zaměstnanci, kteří nejsou osvobozeni. To může vyžadovat, aby zaměstnanci naskenovali odznak pomocí počítačových hodin.
Ověřte informace o časové kartě. Shrňte právě shromážděné informace o mzdách a nechte nadřízené ověřit, že zaměstnanci správně zaznamenali svůj čas.
Shrňte splatné mzdy. Vynásobte počet odpracovaných hodin platovou sazbou pro každého zaměstnance, a to také s přihlédnutím k případným rozdílům přesčasů nebo směn.
Zadejte změny zaměstnanců. Zaměstnanci mohou požádat o provedení změn ve svých výplatních páskách, obvykle ve srážkách daní nebo důchodů. Možná budete muset před výpočtem daní většinu z toho zaznamenat, protože to ovlivní výši mezd, na které se daně vztahují.
Vypočítejte daně. Použijte daňové tabulky IRS k určení výše daní, které mají být sráženy z hrubé mzdy zaměstnanců.
Vypočítejte srážky ze mzdy. Z čistého příjmu zaměstnance může být odebráno několik dalších odpočtů, včetně odpočtů za zdravotní pojištění, životní pojištění, obstavení a odvody. Musíte také sledovat částky cílů pro tyto odpočty, abyste přestali odečítat, jakmile bude dosaženo součtu cílů.
Odečtěte manuální platby. Pokud již byly zaměstnancům provedeny manuální platby, například zálohy, odečtěte tyto částky od zbývající čisté mzdy.
Vytvořte mzdový registr. Shrňte informace o mzdě a odpočtu pro každého zaměstnance v mzdovém registru, který pak můžete shrnout a také vytvořit zápis do deníku pro zaznamenání mezd. Tento dokument automaticky vytvářejí všechny softwarové balíčky pro mzdy.
Tisk výplat. Vytiskněte výplaty zaměstnanců pomocí informací v mzdovém registru. Obvykle rozpisujete hrubou mzdu, odpočty a čistou mzdu v doporučení o úhradě, které je přiloženo k výplatě.
Plaťte přímým vkladem. Informujte svého přímého zpracovatele vkladu o částce jakýchkoli přímých plateb vkladů a vydejte zaměstnancům tyto platby.
Vydávejte výplaty. Nechte správce pokladny vystavit zaměstnancům výplatní šeky, které vyžadují identifikaci zaměstnanců, pokud existuje velký počet zaměstnanců.
Vklad zadržených daní. Vložte všechny zadržené daně ze mzdy a daně odpovídající zaměstnavateli v bance, která je oprávněna tyto transakce zpracovávat.
Položky deníku mezd
Primární položka deníku pro mzdu je položka na souhrnné úrovni, která je kompilována z mzdového registru a která je zaznamenána v deníku mezd nebo v hlavní knize. Tato položka obvykle zahrnuje debety za přímé mzdové náklady, platy a část daně ze mzdy ze strany společnosti. K dispozici budou také kredity na řadu účtů, z nichž každý podrobně popisuje odpovědnost za daně ze mzdy, které nebyly zaplaceny, a rovněž za částku hotovosti již zaplacené zaměstnancům za jejich čistou mzdu. Základní položka (za předpokladu, že nedojde k dalšímu členění debetů podle jednotlivých oddělení) je:
