Podnik může ve své rozvaze vykázat záporný zůstatek hotovosti, pokud je na jeho peněžním účtu kreditní zůstatek. K tomu dochází, když podnik vydal šeky na více finančních prostředků, než kolik má k dispozici. Pokud je k dispozici záporný zůstatek v hotovosti, je obvyklé vyhnout se jeho zobrazení v rozvaze přesunutím částky přečerpaných šeků na účet závazků a nastavením záznamu na automatické obrácení; tím se posune výběr hotovosti zpět na hotovostní účet na začátku dalšího vykazovaného období.
Existují dvě možnosti, které účet odpovědnosti použít k uložení přečerpané částky, které jsou:
Samostatný účet. Teoreticky správnějším přístupem je oddělit přečerpanou částku na svůj vlastní účet, například „Šeky přečerpání“ nebo „Šeky zaplacené za překročení hotovosti“. Jelikož to však pravděpodobně bude malý zůstatek na účtu, zaplní hlavní knihu zvláštním účtem.
Účty splatné. Jednoduše vložte částku na účet splatných účtů. Pokud tak učiníte, pak podrobný přehled závazků již nebude přesně odpovídat celkovému zůstatku účtu. Pokud se však položka automaticky obrátí, přečerpaná částka by neměla na účet dlouho zaplňovat. Tento přístup je obzvláště lákavý, pokud jsou kontroly přečerpání vzácností.
Na základě této diskuse je rozumné předpokládat, že kdykoli uvidíte rozvahu společnosti s nulovým zůstatkem hotovosti, vyvolá následující problémy:
Společnost přečerpala svůj běžný účet, což vyvolává otázky týkající se její likvidity, a tedy její schopnosti pokračovat v činnosti.
Společnost hraje hry se svými dodavateli, tiskne šeky, aby „dokázala“, že šeky byly vytvořeny včas, a poté se jich drží, dokud nebude k dispozici dostatečná hotovost, aby je banka nemohla odmítnout.
Společnost se spoléhá na kontokorentní ujednání se svou bankou k financování těchto dodatečných plateb, což znamená, že pravděpodobně trpí přetrvávajícími problémy s hotovostí.
